Dyrektywa whistleblowing – co to jest? Przykłady

Whistleblowing odgrywa istotną rolę w zapobieganiu i zwalczaniu nadużyć, korupcji oraz nieetycznych praktyk w miejscach pracy i społeczeństwie. Dzięki ujawnianiu nieprawidłowości możliwe jest wprowadzenie zmian na lepsze oraz ochrona interesów pracowników i społeczeństwa jako całości. Jednak czym dokładnie jest whistleblowing? I dlaczego powstała… dyrektywa whistleblowing?

W ostatnim czasie coraz częściej mówi się o sygnalistach lub inaczej – whistleblowerach. Wszystko za sprawą unijnej dyrektywy o sygnalistach, która choć uchwalona już pięć lat temu to dopiero teraz będzie implementowana do polskiego prawa. Oznacza to, że pojęcie whistleblowingu i sygnalistów zostanie na naszym rynku pracy na dłużej. I bardzo dobrze! Jest to bowiem nowy rozdział, w którym wszystkie osoby, które mają styczność z danym przedsiębiorstwem, są zaangażowanie w tworzenie bezpiecznego i efektywnego miejsca pracy. Głównym założeniem nowych przepisów jest bowiem wsparcie i ochrona sygnalistów (whistleblowerów). Czym dokładnie jest whistleblowing? Jak wygląda whistleblowing w Polsce? Jakie zadania czekają na pracodawców i czego wymaga się od pracowników?

Whistleblowing – co to jest?

Whistleblowing, znane również jako sygnalizowanie nieprawidłowości, to działanie polegające na ujawnianiu informacji o nielegalnych, nieetycznych lub szkodliwych działaniach bądź praktykach, które mają miejsce w organizacji lub miejscu pracy. Osoby dokonujące whistleblowingu są nazywane whistleblowerami lub sygnalistami. Głównym celem whistleblowingu jest ujawnienie nieprawidłowości w celu zapobieżenia szkodom dla społeczeństwa, pracowników lub organizacji, oraz promowanie uczciwości, etyki i przestrzegania prawa.

Whistleblowing (ang. dmuchanie w gwizdek) – pojęcie to cieszy się coraz większą popularnością, a oznacza specyficzną formę donosicielstwa. Zatrudnieni w tym celu pracownicy mają za zadanie informować przełożonych w firmie, o wszelkiego rodzaju nadużyciach, nierzetelnościach, czy szeroko rozumianej nieuczciwości występującej wśród zatrudnionych pracowników. Historia whistleblowingu sięga czasów wojny secesyjnej w USA. Whistleblowerzy są osobami, które sygnalizują niezgodne z prawem i nieetyczne zachowania. Whistleblowing powinien być częścią systemu etyki w firmie. Kluczowe przekazy w komunikacji whistleblowingu to: ochrona osób zgłaszających, skuteczność i przejrzystość systemu, oraz regularne przypominanie pracownikom o whistleblowingu – źródło Encyklopedia Zarządzania [wydanie internetowe mfiles.pl]

Jakie są główne założenia whistleblowingu?

• Ujawnianie nieprawidłowości – whistleblowing polega na ujawnianiu nieprawidłowości, nadużyć, korupcji, oszustw, nielegalnych praktyk lub innych form nieetycznego zachowania, które mogą mieć szkodliwe skutki dla osób lub organizacji.
• Ochrona informatorów – jeszcze nie tak dawno whistleblowersi byli często narażeni na ryzyko represji, zastraszania, utraty pracy lub innych negatywnych konsekwencji ze strony pracodawców lub osób zaangażowanych w nieprawidłowości. Dlatego istotne jest zapewnienie odpowiedniej ochrony i wsparcia dla informatorów. Stało się to głównym założeniem unijnej dyrektywy.
• Działanie w dobrej wierze – przyjmuje się, że whistleblowersi działają zazwyczaj w dobrej wierze, mając na celu ujawnienie nieprawidłowości w celu zapobiegania szkodom lub poprawy sytuacji. Niektórzy whistleblowersi mogą decydować się na ujawnienie informacji wewnętrznie, np. przełożonym lub działowi compliance, podczas gdy inni mogą skorzystać z zewnętrznych kanałów, takich jak media lub organy ścigania.
• Kultura organizacyjna – istotne jest stworzenie kultury organizacyjnej, która promuje otwartość, transparentność i wsparcie dla sygnalistów. Organizacje powinny mieć wdrożone procedury whistleblowingu oraz zapewnić bezpieczne środowisko dla osób ujawniających nieprawidłowości.

Dyrektywa whistleblowing

Dyrektywa Unii Europejskiej dotycząca ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, znana również jako dyrektywa o ochronie sygnalistów, została przyjęta przez Parlament Europejski i Radę UE w dniu 23 października 2019 roku. Dyrektywa ta ma na celu ujednolicenie przepisów dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa na poziomie Unii Europejskiej oraz zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistów w całej Unii Europejskiej.

Oto kilka kluczowych założeń dyrektywy:

• Definicja sygnalisty – dyrektywa definiuje sygnalistę jako osobę fizyczną, która ujawnia informacje o naruszeniach prawa unijnego, których dowiedziała się w związku ze swoją pracą lub działalnością zawodową.
• Zakres ochrony – dyrektywa obejmuje ochroną sygnalistów, którzy zgłaszają naruszenia prawa unijnego w różnych obszarach, takich jak prawa pracownicze, ochrona środowiska, ochrona konsumentów, bezpieczeństwo żywności, ochrona danych osobowych, unijne przetargi publiczne, zwalczanie oszustw podatkowych i finansowych oraz inne.
• Odpowiednie kanały zgłaszania – dyrektywa nakłada na państwa członkowskie obowiązek zapewnienia odpowiednich i skutecznych kanałów zgłaszania naruszeń prawa unijnego, które umożliwią sygnalistom zgłaszanie nieprawidłowości bezpiecznie i poufnie. Zgłaszając naruszenia prawa Unii Europejskiej bądź inne nieprawidłowości pracodawcy mają zakaz podejmowania działań następczych.
• Zakaz represji – państwa członkowskie są zobowiązane do wprowadzenia przepisów zabraniających represji wobec sygnalistów, takich jak zwolnienia z pracy, dyscyplinarne środki karne, zastraszanie lub inne negatywne konsekwencje.
• Ochrona poufności – dyrektywa wymaga, aby państwa członkowskie zapewniły ochronę poufności informacji ujawnianych przez sygnalistów oraz zapobiegały ich nieuprawnionemu ujawnianiu przez inne osoby.
• Wsparcie i pomoc prawna – państwa członkowskie są zobowiązane do zapewnienia sygnalistom odpowiedniego wsparcia i pomocy prawnej w przypadku represji lub innych negatywnych konsekwencji wynikających z dokonanego zgłoszenia.

Whistleblowing wdrożenie w Polsce

Wdrożenie dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej w Polsce wymaga przekształcenia postanowień dyrektywy w przepisy prawa krajowego. Proces ten jest często długotrwały i trudny – tak też było z zapisami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE. Jak się bowiem okazuje, do 2024 roku nie udało się przygotować projektu ustawy, który zadowoliłby wszystkie spory i okazał się wystarczający. Na szczęście wszystko wskazuje na to, że tym, razem działania te zakończą się sukcesem, bowiem aktualny projekt ustawy został zaakceptowany przez Radę Ministrów. Jak możemy przeczytać na portalu gov.pl:

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o ochronie sygnalistów, przedłożony przez Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Rząd planuje objęcie ochroną tzw. sygnalistów. Chodzi o osoby, które pracują w sektorze prywatnym lub publicznym i zgłaszają naruszenia prawa, w kontekście związanym z pracą. Instytucją odpowiedzialną za udzielanie wsparcia sygnalistom będzie Rzecznik Praw Obywatelskich. Nowe rozwiązania dostosowują polskie prawo do przepisów Unii Europejskiej.

Whistleblowing: ustawa – jak wygląda proces wdrożenia?

• Transpozycja dyrektywy – państwa członkowskie, w tym Polska, mają obowiązek transponować postanowienia dyrektywy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii do swojego krajowego porządku prawnego. Oznacza to wprowadzenie odpowiednich zmian do krajowych przepisów prawnych w celu uwzględnienia wymagań dyrektywy.
• Przygotowanie projektu ustawy – ministerstwo właściwe ds. danego obszaru tematycznego, najprawdopodobniej Ministerstwo Sprawiedliwości lub Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, przygotowuje projekt ustawy transponującej dyrektywę. Projekt ten musi być zgodny z wymaganiami i celami dyrektywy, jednocześnie nie naruszając krajowego porządku prawnego dotyczącego między innymi ochrony prawniczej tajemnicy zawodowej lub postępowania karnego. Projekt można znaleźć na stronach rządowego centrum legislacji.
• Konsultacje społeczne – projekt ustawy może być poddany konsultacjom społecznym, co umożliwia zainteresowanym stronom, takim jak organizacje pozarządowe, przedsiębiorstwa czy związki zawodowe, zgłaszanie uwag i opiniowania projektu ustawy.
• Przyjęcie ustawy przez parlament – po zakończeniu konsultacji społecznych i ewentualnym wprowadzeniu zmian, projekt ustawy jest przedstawiany parlamentowi do debaty i głosowania. Jeśli ustawę przyjmie parlament, zostanie ona przekazana do podpisu przez Prezydenta.
• Publikacja w Dzienniku Ustaw – po podpisaniu przez Prezydenta, ustawę należy opublikować w Dzienniku Ustaw, co formalnie wprowadza ją w życie. Oznacza to, że przepisy dotyczące ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii zostają włączone do polskiego porządku prawnego.
• Monitorowanie i egzekwowanie przepisów – po wdrożeniu ustawy organy państwowe, w tym Państwowa Inspekcja Pracy, są odpowiedzialne za monitorowanie i egzekwowanie przepisów dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii w Polsce (w zakresie ochrony sygnalistów).

Wdrożenie dyrektywy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii w Polsce wymaga zwykle kilku miesięcy lub nawet dłuższego czasu, w zależności od tempa procedowania ustawy w parlamencie oraz ewentualnych komplikacji czy konieczności wprowadzenia dodatkowych zmian. Kluczową rolę w procesie wdrożenia odgrywają ministerstwa oraz instytucje odpowiedzialne za dany obszar tematyczny, które są odpowiedzialne za przygotowanie i promowanie projektu ustawy oraz monitorowanie procesu wdrożenia.

Procedura whistleblowing – co powinien zagwarantować pracodawca?

Zgodnie z unijną dyrektywą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, prawidłowa procedura whistleblowingu, czyli zgłaszania naruszeń w firmie, powinna być przejrzysta, skuteczna i zapewniająca ochronę dla sygnalistów. Główne uniwersalne etapy procedury zgłoszeń wewnętrznych lub zewnętrznych, które powinień zapewnić pracodawca to:

• ustanowienie odpowiednich kanałów zgłaszania – pracodawca powinien ustanowić jasne i dostępne kanały zgłaszania naruszeń, takie jak linia telefoniczna, skrzynka mailowa, formularz internetowy lub bezpośredni kontakt z osobą odpowiedzialną za compliance,
• zapewnienie poufności i anonimowości – pracodawca powinien zapewnić sygnalistom możliwość dokonania zgłoszenia w sposób poufny i anonimowy, aby uniknąć represji lub zastraszania ze strony przełożonych lub współpracowników,
• odpowiednie przeszkolenie personelu – personel odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń powinien być odpowiednio przeszkolony w zakresie procedur whistleblowingu oraz ochrony danych osobowych, aby umożliwić skuteczne i profesjonalne obsługiwanie zgłoszeń,
• szybka reakcja na zgłoszenie – pracodawca powinien zobowiązać się do szybkiej reakcji na każde zgłoszenie naruszenia, przeprowadzenia dochodzenia wewnętrznego oraz podjęcia odpowiednich działań korygujących lub zapobiegawczych,
• zapewnienie ochrony dla sygnalistów – pracodawca powinien zagwarantować, że sygnaliści nie będą poddawani represjom, zastraszaniu, dyskryminacji ani żadnym innym negatywnym konsekwencjom w związku z dokonaniem zgłoszenia. Powinny być również udostępnione środki ochrony prawnej i wsparcie psychologiczne dla sygnalistów,
• monitorowanie i raportowanie – pracodawca powinien regularnie monitorować procedury whistleblowingu, raportować o zgłoszeniach i podejmowanych działaniach oraz przeprowadzać ocenę skuteczności tych procedur w zapobieganiu i wykrywaniu naruszeń,
• zachowanie poufności – informacje zgłoszone przez sygnalistów oraz wszelkie dokumenty lub dane osobowe związane z procedurą whistleblowingu powinny być traktowane jako poufne i chronione zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (w celu ochrony informacji niejawnych).

Whistleblowing – przykłady

Korupcja w firmie

Pracownik, który podejrzewa, że jego przełożeni lub współpracownicy angażują się w korupcję, może zdecydować się dokonać zgłoszenia organom odpowiedzialnym za egzekwowanie prawa lub wewnętrznemu działowi compliance w firmie. Działania te są również w służbie zabezpieczeniu interesu publicznego.

Naruszenia przepisów bezpieczeństwa

Pracownik zauważający nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy może zgłosić te naruszenia odpowiednim organom nadzoru lub inspekcji pracy.

Oszustwa finansowe

Osoba pracująca w dziale finansowym firmy, która odkryje nieprawidłowości finansowe, jak np. fałszowanie dokumentów, nadużycia księgowe czy inne formy oszustw np. zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, może zdecydować się na dokonanie zgłoszenia organom odpowiedzialnym za ściganie przestępstw finansowych.

Naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych

Pracownik, który zauważy nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych, np. nielegalny dostęp do danych klientów lub brak zabezpieczeń przed wyciekiem danych, może zgłosić te naruszenia organom odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych.

Dyskryminacja lub mobbing

Osoba doświadczająca dyskryminacji lub mobbingu w miejscu pracy może zdecydować się na zgłoszenie tych zachowań przełożonym, działowi HR lub organom nadzorczym.

Naruszenia środowiska

Pracownik zauważający nieprawidłowości w zakresie ochrony środowiska, takie jak nielegalne zrzuty toksycznych substancji do rzek lub nielegalne wylesianie, może zdecydować się na zgłoszenie tych działań odpowiednim organom nadzoru środowiskowego.

Dyrektywa whistleblowing – dlaczego jest potrzebna?

• Wykrywanie i zapobieganie nadużyciom – sygnaliści mają kluczową rolę w wykrywaniu nieprawidłowości, nadużyć, korupcji i innych nieetycznych praktyk w miejscu pracy. Dzięki ich zgłoszeniom możliwe jest szybkie reagowanie i podjęcie działań zapobiegawczych, co może zapobiec poważnym konsekwencjom dla firmy.
• Poprawa transparentności i uczciwości – ochrona sygnalistów promuje kulturę transparentności, uczciwości i etyki w miejscu pracy. Kiedy pracownicy wiedzą, że mogą zgłaszać nieprawidłowości bez obawy represji, bardziej skłonni są do działania zgodnie z zasadami etycznymi i przestrzegania przepisów.
• Zwiększenie zaufania pracowników do organizacji – gdy pracownicy widzą, że firma poważnie traktuje zgłaszanie nieprawidłowości i dba o ochronę sygnalistów, wzrasta zaufanie do zarządzania i poczucie przynależności do organizacji. To może prowadzić do lepszej atmosfery w miejscu pracy i zwiększonego zaangażowania pracowników.
• Ochrona interesów pracowników – ochrona sygnalistów chroni interesy pracowników, zapewniając im bezpieczne środowisko pracy i umożliwiając skuteczne reagowanie na nieprawidłowości bez narażania się na represje ze strony pracodawcy lub współpracowników.
• Minimalizacja ryzyka prawnych i reputacyjnych – dzięki wczesnemu wykrywaniu nieprawidłowości i podejmowaniu działań zapobiegawczych firma może minimalizować ryzyko prawne i reputacyjne związane z nadużyciami lub skandalami w mediach.
• Zgodność z przepisami prawa – zapewnienie ochrony sygnalistów jest często wymagane przez przepisy prawa, w tym dyrektywy unijne, które mają na celu promowanie etycznych praktyk biznesowych i zapobieganie korupcji oraz innym formom nadużyć.