Kto musi wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów została przyjęta przez Sejm, a poprawki wprowadzone przez Senat zostały uwzględnione w projekcie. Pracodawcy już mogą zacząć prace nad wdrożeniem jej zapisów do swoich przedsiębiorstw oraz organów publicznych. Kto ma obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów spotkał się z aprobatą Rady Ministrów i niedawno został przyjęty przez Sejm i Senat. Teraz pracodawcy muszą rozpocząć prace nad dopasowaniem wewnętrznych procedur do tych wymaganych przez nowe prawo. Dla wielu osób może to wydawać się skomplikowane, jednak ustawa oferuje dokładny opis wymagań stawianych przed przedsiębiorcami. Kto musi wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów do swojej firmy? Jakie obowiązki ma pracodawca? Co dokładnie może zgłosić sygnalista i dlaczego warto mieć sygnalistów w swojej firmie?

Po co i kiedy potrzebny jest sygnalista?

Sygnaliści są niezbędni dla… wszystkich! Mówimy tu o grupie pracodawców, zarządów firm, pracowników oraz interesariuszy. Pracodawcom i zarządom firm sygnaliści pomagają w wykrywaniu niewłaściwych praktyk, takich jak korupcja, oszustwa czy naruszenia bezpieczeństwa. Dzięki ich zgłoszeniom firmy mogą wcześnie zidentyfikować problemy i podjąć odpowiednie działania, co pomaga w zarządzaniu ryzykiem oraz unikanie kosztownych skandali i kar prawnych. Sygnaliści wspierają również tworzenie i utrzymywanie kultury etycznej w organizacji, co zwiększa zaufanie pracowników i interesariuszy do firmy.

Pracownikom sygnaliści zapewniają bezpieczne środowisko pracy poprzez zgłaszanie naruszeń dotyczących warunków pracy, bezpieczeństwa oraz innych kwestii wpływających na zdrowie i życie. Dzięki możliwości zgłaszania nieprawidłowości, pracownicy mogą chronić swoje prawa bez obawy przed odwetem ze strony pracodawcy.

Interesariusze, tacy jak inwestorzy, klienci i partnerzy biznesowi, mają większe zaufanie do firm, które mają systemy zgłaszania naruszeń i dbają o zgodność z przepisami oraz standardami etycznymi. Firmy promujące zgłaszanie nieprawidłowości są postrzegane jako bardziej odpowiedzialne społecznie, co przyciąga świadomych konsumentów oraz inwestorów.

Sygnaliści są potrzebni w firmie przede wszystkim do wczesnego wykrywania problemów. Daje to firmom szansę na szybkie i skuteczne ich rozwiązanie, zanim staną się poważnym zagrożeniem. Dzięki nim firmy mogą unikać kosztownych skandali i kar prawnych, które mogą wynikać z nieujawnionych nieprawidłowości. Wczesne wykrywanie i rozwiązywanie problemów pomaga w zachowaniu reputacji firmy.

Sygnaliści pomagają także utrzymywać zgodność z przepisami prawa, co jest szczególnie ważne w branżach silnie regulowanych. Zgłaszanie naruszeń prawnych i etycznych pomaga firmom uniknąć sankcji. Promowanie zgłaszania nieprawidłowości przyczynia się do budowania kultury otwartości i uczciwości w organizacji. Wspiera to tworzenie i utrzymywanie wartości etycznych i przejrzystości.

Sygnaliści umożliwiają pracownikom zgłaszanie naruszeń bez obawy przed represjami – to nie tylko chroni pracowników, ale także poprawia morale i lojalność w firmie. Firmy, które aktywnie promują i wspierają zgłaszanie nieprawidłowości, budują zaufanie wśród swoich pracowników oraz interesariuszy, co przekłada się na lepsze relacje biznesowe i większą stabilność firmy.

Kto musi zatrudnić sygnalistów?

Tak naprawdę to… nikt! Wynika to z faktu, że sygnalistów nie zatrudnia się jako osobne stanowisko, lecz każda osoba związana z firmą może pełnić tę funkcję dobrowolnie. Zgodnie z ustawą o sygnalistach, może nim zostać pracownik, były pracownik, funkcjonariusz, żołnierz zawodowy, zleceniobiorca, stażysta, wolontariusz, a także osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, na przykład na umowach cywilnoprawnych. Ochroną są objęci również prokurenci, co poszerza katalog osób zgłaszających naruszenia prawa.

Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w firmach, ponieważ ich zgłoszenia pomagają w wykrywaniu i rozwiązywaniu niewłaściwych praktyk. Mogą oni zgłaszać naruszenia zarówno wewnętrznie, przez kanały stworzone przez podmioty prywatne i publiczne, jak i zewnętrznie, do odpowiednich organów państwa, czyli do Rzecznika Praw Obywatelskich. Jeśli te kanały nie wystarczą, prawo przewiduje sytuację, w której sygnalista ujawnia publicznie informację o naruszeniach. Ustawa o sygnalistach daje również możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń, co zapewnia sygnalistom ochronę przed potencjalnymi represjami.

Dzięki temu systemowi osoby zgłaszające naruszenia mogą chronić swoje prawa i bezpieczeństwo bez obawy przed odwetem ze strony pracodawcy. Jest to ważne zarówno dla utrzymania zgodności z przepisami, jak i dla budowania kultury etycznej i transparentności w organizacjach. Sygnaliści są kluczowi dla funkcjonowania nowoczesnych firm, wspierając zarządzanie ryzykiem i utrzymanie zaufania wśród pracowników oraz interesariuszy.

Choć według aktów prawnych Unii Europejskiej w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz polskiej Ustawy o sygnalistach nie trzeba tworzyć osobnego stanowiska sygnalisty, to jednak pracodawca jest odpowiedzialny za ułatwienie zainteresowanym osobom złożenie bezpiecznego, anonimowego i w pełni procesowanego zgłoszenia.

Jakie podmioty muszą wdrożyć ochronę sygnalistów?

• Podmioty prywatne – firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników są zobowiązane do ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłoszeń oraz procedur postępowania z nimi. Przedsiębiorstwa te muszą stworzyć system umożliwiający pracownikom i innym uprawnionym osobom anonimowe zgłaszanie naruszeń oraz wprowadzić procedury pomagające w ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.
• Podmioty publiczne – wszystkie jednostki sektora publicznego, w tym administracja rządowa, samorządy, oraz inne jednostki organizacyjne, muszą wdrożyć mechanizmy zgłaszania naruszeń i procedury ochrony sygnalistów.
• Grupy kapitałowe – ustawa przewiduje możliwość przyjmowania wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych w ramach grupy kapitałowej, pod warunkiem zapewnienia zgodności działań z ustawą.
• Podmioty zobowiązane do przestrzegania specyficznych przepisów – dotyczy to m.in. podmiotów działających w sektorach szczególnie narażonych na ryzyko naruszeń, takich jak sektor finansowy (usługi i produkty rynków finansowych), energetyczny, transportowy, czy zdrowotny oraz zajmujących się zapobieganiem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W tych branżach mogą obowiązywać dodatkowe regulacje i wymogi dotyczące zgłaszania naruszeń.

Co może zgłaszać sygnalista?

Sygnalista w firmie może zgłaszać różnorodne naruszenia, które mogą obejmować szeroki zakres problemów i nieprawidłowości. Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów oraz unijną dyrektywą w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, zgłoszenia mogą dotyczyć m.in.:

• korupcji – działania polegające na oferowaniu, przyjmowaniu, lub wymaganiu korzyści majątkowych lub osobistych w zamian za podjęcie lub zaniechanie określonych działań,
• zamówień publicznych – nieprawidłowości w procedurach przetargowych, manipulacje przy zamówieniach publicznych, zmowy przetargowe,
• bezpieczeństwa transportu – nieprawidłowości w zakresie usług bezpieczeństwa transportu zewnętrznego i wewnętrznego,
• interesów finansowych Unii Europejskiej – rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
• ochrony środowiska – naruszenia przepisów dotyczących ochrony środowiska, zanieczyszczenia, nielegalne składowanie odpadów, emisje szkodliwych substancji,
• zdrowia publicznego – przypadki naruszania standardów bezpieczeństwa i higieny pracy, narażanie pracowników na niebezpieczne warunki pracy, łamanie przepisów dotyczących zdrowia publicznego,
• bezpieczeństwa produktów i usług – sprzedaż produktów niezgodnych z normami bezpieczeństwa, wprowadzanie do obrotu niebezpiecznych produktów,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – nieprawidłowości związane z transakcjami finansowymi, pranie pieniędzy, finansowanie działań terrorystycznych,
• ochrony danych osobowych i prywatności – naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, nielegalne przetwarzanie danych, wycieki danych,
• prawa pracy – choć w obecnej formie ustawy prawo pracy może być wykreślone z katalogu, wcześniejsze wersje obejmowały zgłaszanie mobbingu, dyskryminacji, łamania przepisów dotyczących warunków pracy,
• praw człowieka – naruszenia podstawowych praw i wolności człowieka, nadużycia w zakresie traktowania pracowników lub innych osób związanych z firmą.

Zgłoszenia mogą być dokonywane za pomocą wewnętrznych kanałów zgłoszeń, zewnętrznych kanałów do odpowiednich organów państwowych, lub poprzez publiczne ujawnienie w szczególnych przypadkach. Ustawa ma na celu nie tylko ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi, ale także zapewnienie, że zgłoszenia będą odpowiednio analizowane i rozpatrywane, co przyczynia się do poprawy transparentności i uczciwości w firmach.

Przykłady zgłoszeń sygnalistów w różnych branżach

Sektor finansowy

W jednym z największych skandali finansowych w Europie sygnalista Howard Wilkinson ujawnił, że estońska filia Danske Banku była zaangażowana w pranie brudnych pieniędzy na ogromną skalę. Szacuje się, że przez estońską filię przeszło około 200 miliardów euro pochodzących z podejrzanych źródeł.

Przemysł spożywczy

Sygnalista ujawnił, że firma Peanut Corporation of America dostarczała do obrotu produkty zanieczyszczone salmonellą. Zgłoszenie to doprowadziło do wycofania produktów z rynku, a także do bankructwa firmy i skazania jej właściciela.

Sektor farmaceutyczny

Sygnalista Dr. John Kopchinski ujawnił nieetyczne praktyki marketingowe firmy Pfizer, dotyczące nielegalnej promocji leku Bextra. Firma zgodziła się na ugodę w wysokości 2,3 miliarda dolarów, co było jedną z największych kar w historii za nielegalne praktyki marketingowe w sektorze farmaceutycznym.

Przemysł motoryzacyjny

Sygnalista ujawnił, że Volkswagen instalował w swoich samochodach oprogramowanie, które manipulowało wynikami testów emisji spalin. Skandal ten, znany jako Dieselgate, doprowadził do ogromnych kar finansowych dla firmy oraz utraty zaufania klientów na całym świecie.

Sektor publiczny

W jednym z najbardziej znanych przypadków, Edward Snowden ujawnił masowe programy inwigilacji prowadzone przez NSA. Jego zgłoszenia wywołały globalną debatę na temat prywatności i bezpieczeństwa, a także skutkowały zmianami w politykach inwigilacyjnych niektórych krajów.

Technologia

Sygnalista Christopher Wylie ujawnił, że firma Cambridge Analytica nielegalnie pozyskała dane milionów użytkowników Facebooka w celu manipulacji wyborami. Skandal ten zwrócił uwagę na kwestie prywatności i ochrony danych w mediach społecznościowych.

Ochrona zdrowia

Sygnalistka Erika Cheung zgłosiła oszustwa w firmie Theranos, która twierdziła, że posiada technologię umożliwiającą przeprowadzenie szerokiego wachlarza testów diagnostycznych z zaledwie kilku kropel krwi. Ujawnienie nieprawidłowości doprowadziło do upadku firmy oraz skazania jej założycielki Elizabeth Holmes.

Zalety i wady ustawy o sygnalistach

Zalety ustawy o sygnalistach:

• ochrona przed represjami – ustawa zapewnia sygnalistom ochronę przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienia, degradacje czy mobbing. Dzięki temu osoby zgłaszające nieprawidłowości mogą czuć się bezpieczniej i pewniej w swoich działaniach,
• promowanie transparentności – wprowadzenie regulacji zachęca do większej przejrzystości w firmach i instytucjach publicznych. Zgłaszanie nieprawidłowości może prowadzić do wykrycia i naprawy problemów, co z kolei poprawia funkcjonowanie organizacji,
• zwiększenie odpowiedzialności firm – firmy będą bardziej zmotywowane do przestrzegania prawa i etycznych standardów, wiedząc, że istnieje realna możliwość zgłoszenia nieprawidłowości przez sygnalistów,
• ochrona interesów publicznych – sygnaliści mogą przyczynić się do ochrony interesów publicznych, takich jak bezpieczeństwo zdrowia, ochrona środowiska czy prawa konsumentów, poprzez ujawnienie naruszeń w tych obszarach,
• umożliwienie anonimowego zgłaszania – ustawa pozwala na anonimowe zgłaszanie naruszeń, co dodatkowo chroni sygnalistów i zwiększa szanse na ujawnienie nieprawidłowości bez obawy o represje.

Wady ustawy o sygnalistach:

• możliwość nadużyć – istnieje ryzyko, że niektóre zgłoszenia mogą być motywowane osobistymi antagonizmami lub chęcią zaszkodzenia innej osobie lub firmie. To może prowadzić do fałszywych oskarżeń i nieuzasadnionych procedur kontrolnych,
• koszty implementacji – dla firm, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, wdrożenie procedur zgodnych z ustawą może wiązać się z dodatkowymi kosztami administracyjnymi i operacyjnymi,
• kompleksowość procedur – złożoność procedur związanych z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń może stanowić wyzwanie dla organizacji, zwłaszcza jeśli chodzi o skuteczność i szybkość działania,
• niejasności prawne – niektóre zapisy ustawy mogą być interpretowane w różny sposób, co może prowadzić do niepewności prawnej i sporów dotyczących zakresu ochrony oraz procedur postępowania,
• obawy o prywatność – wprowadzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeń wymaga przetwarzania danych osobowych, co może budzić obawy związane z prywatnością i ochroną tych danych, zwłaszcza w kontekście RODO.

Jakie obowiązki mają pracodawcy w związku z ustawą o sygnalistach?

• Opracowanie polityki ochrony sygnalistów – pracodawca powinien stworzyć wewnętrzną politykę ochrony sygnalistów, która określa zasady zgłaszania naruszeń oraz zapewnia ochronę przed represjami dla osób zgłaszających nieprawidłowości.
• Utworzenie kanałów zgłoszeń – ustawa wymaga utworzenia zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych kanałów zgłoszeń. Pracodawca powinien umożliwić zgłaszanie nieprawidłowości za pomocą różnych kanałów, takich jak skrzynki elektroniczne, linie telefoniczne, a także możliwość zgłaszania ustnego czy pisemnego.
• Szkolenie pracowników – ważne jest, aby wszyscy pracownicy byli świadomi swoich praw i obowiązków związanych z ustawą o sygnalistach. Pracodawca powinien przeprowadzić odpowiednie szkolenia informujące o procedurach zgłaszania naruszeń oraz dostępnych środkach ochrony, a także na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.12
• Wyznaczenie odpowiedzialnych osób – pracodawca powinien wyznaczyć osoby lub jednostki odpowiedzialne za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, co zapewni sprawne i poufne przetwarzanie informacji.
• Zachowanie poufności – kluczowym elementem jest zapewnienie poufności zgłoszeń. Pracodawca musi wdrożyć procedury, które zagwarantują, że dane sygnalistów będą chronione i dostępne tylko dla uprawnionych osób.
• Opracowanie procedur postępowania – pracodawca powinien opracować szczegółowe procedury dotyczące postępowania w przypadku otrzymania zgłoszenia. Procedury te powinny obejmować etapy od przyjęcia zgłoszenia, przez jego weryfikację, aż po działania naprawcze, czyli instrukcje podejmowania działań następczych po otrzymaniu zgłoszenia. Taki regulamin ustala się po konsultacjach z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę.
• Zapewnienie ochrony przed represjami – pracodawca musi wdrożyć mechanizmy zapewniające, że sygnaliści nie będą narażeni na działania odwetowe, takie jak zwolnienia, degradacje czy mobbing. Powinien również przewidzieć środki odszkodowawcze dla osób, które doświadczyły represji.
• Monitorowanie i raportowanie – pracodawca powinien regularnie monitorować skuteczność wdrożonych procedur oraz sporządzać raporty dotyczące zgłoszeń i podjętych działań. Raporty te mogą być wymagane przez organy nadzoru i powinny zawierać także szczegółowe informacje takie jak np. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego czy konkretny temat dokonywania zgłoszeń.
• Konsultacje z ekspertami – pracodawca może skonsultować się z ekspertami prawnymi lub organizacjami specjalizującymi się w ochronie sygnalistów, aby upewnić się, że wszystkie procedury są zgodne z przepisami ustawy.