Sygnalista w urzędzie – co robią sygnaliści w administracji publicznej?

Sygnalista w urzędzie odpowiedzialny jest za zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości, które mogą wpłynąć na bezpieczeństwo, rentowność i transparentność organizacji. Zgodnie z najnowszym projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia każdy podmiot publiczny powinien zadbać o sygnalistów. Jednak czym dokładnie zajmują się te osoby? Jaka jest ich rola w urzędzie?

Urzędy to podmioty, które przede wszystkim powinny być wolne od wszelkiego rodzaju naruszenia prawa, przekrętów, malwersacji, mobbingu czy innych negatywnych zjawisk, które wiążą się z prowadzeniem działalności gospodarczej i zatrudnianiem pracowników. Niezależnie od tego czy są to jednostki samorządu terytorialnego, czy urzędy wyższej instancji konieczne jest zachowanie wysokiego poziomu zaufania społecznego i praworządności. Jednak tak jak wszędzie i tutaj możemy spotkać się z sytuacjami większego i mniejszego kalibru, które wpływają destrukcyjnie na działanie urzędu, a przez to działają negatywnie na funkcjonowanie społeczności skupionej wokół tej jednostki. Aby zapobiegać tego rodzaju sytuacjom, warto zachęcać osoby związane z urzędem do podjęcia roli sygnalistów. Już niedługo będzie to nie tylko dobra wola urzędu, ale także obowiązek narzucony przez ustawę o ochronie sygnalistów determinowaną przez Dyrektywę (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Sygnaliści w administracji publicznej – kim są?

Sygnalista w urzędzie państwowym to osoba, który zgłasza nieprawidłowości lub naruszenia zasad, które występują w miejscu pracy, a które mogą szkodzić interesom państwa, społeczeństwa lub pracowników. Rola sygnalisty ma na celu zapewnienie uczciwości, zgodności z prawem i transparentności w działaniu urzędu państwowego.

Sygnalistą jest osoba, która zgłasza wewnątrz organizacji lub na zewnątrz (organom ścigania lub podmiotom nadzorującym) naruszenia norm prawnych, o których dowiedziała się w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych w zakładzie pracy. Dyrektywa posługuje się pojęciem „osoba dokonująca zgłoszenia”, które oznacza osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń, uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą źródło LexDigital.pl

Co robi sygnalista w urzędzie?

W urzędzie państwowym rola sygnalisty może być związana głównie z monitorowaniem i zgłaszaniem nieprawidłowości wewnętrznych, naruszeń prawa lub innych problemów, które mogą wystąpić w miejscu pracy.

• Zgłaszanie nadużyć lub korupcji – sygnalista może zgłaszać przypadki nadużyć władzy, korupcji lub nieprawidłowości finansowych, które mogą wystąpić w działalności urzędu.
• Informowanie o nieprawidłowościach w procedurach – może to obejmować zgłaszanie problemów z procedurami pracy, niezgodności z przepisami prawnymi lub braki w przestrzeganiu standardów etycznych.
• Zgłaszanie dyskryminacji lub mobbingu – sygnalista może zgłaszać przypadki dyskryminacji, mobbingu lub innych form nieuczciwego traktowania pracowników w urzędzie.
• Monitorowanie zgodności z przepisami – sygnalista może śledzić zgodność działań urzędu z przepisami prawa oraz wewnętrznymi politykami i procedurami.
• Zgłaszanie zagrożeń dla bezpieczeństwa – może to obejmować zgłaszanie zagrożeń dla bezpieczeństwa fizycznego lub cyberbezpieczeństwa, które mogą wystąpić w miejscu pracy.
• Promowanie etyki zawodowej – sygnalista może działać jako promotor etycznych standardów zachowań wśród pracowników urzędu oraz promować kulturę odpowiedzialności i uczciwości.
• Współpraca z organami odpowiedzialnymi za kontrolę – sygnalista może współpracować z organami kontroli, inspekcji lub nadzoru w celu przeprowadzenia dochodzeń lub audytów w zakresie zgłaszanych problemów.

Kto może zostać sygnalistą w urzędzie?

Zgłoszenie naruszenia prawa może dokonać każda osoba związana z urzędem lub jednostką podlegającą pod dany urząd. Są to bowiem nie tylko pracownicy, ale także osoby, które kiedyś pracowały w urzędzie, a także klienci, kontrahenci czy stażyści i praktykanci. Co ciekawe do ochrony sygnalistów zalicza się także osoby, które miały kontakt z urzędem w kontekście związanym z rekrutacją. Mogą one zgłaszać nadużycia związane z procesem rekrutacyjnym, takie jak np. nieprawidłowy proces negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Warto pamiętać, że sygnalistami może zostać każdy pracownik niezależnie od rodzaju umowy – zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej, umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego bądź umowy stażowej.

Sygnalista w pracy – dlaczego jest ważny?

• Zapewnienie uczciwości i zgodności z prawem: Dzięki działaniom sygnalistów możliwe jest wykrywanie nieprawidłowości, nadużyć czy korupcji w urzędach państwowych, co jest kluczowe dla zapewnienia uczciwości i zgodności z prawem w działaniu instytucji publicznych.
• Ochrona interesów publicznych: Sygnaliści są strażnikami interesów społeczeństwa, ponieważ ich działania mają na celu ochronę interesów publicznych oraz zapobieganie szkodom dla państwa, obywateli i instytucji publicznych.
• Poprawa jakości usług publicznych: Dzięki informacjom dostarczanym przez sygnalistów możliwe jest szybkie reagowanie na problemy i nieprawidłowości w urzędach państwowych, co prowadzi do poprawy jakości świadczonych usług publicznych.
• Budowanie zaufania społecznego: Działania sygnalistów przyczyniają się do budowania zaufania społecznego do instytucji państwowych poprzez transparentność, otwartość na zgłaszanie problemów oraz skuteczną reakcję na nieprawidłowości.
• Zwiększenie efektywności administracji: Wykrywanie i eliminacja nadużyć czy nieprawidłowości w urzędach państwowych pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zasobów publicznych oraz zapobieganie marnotrawieniu środków publicznych.
• Ochrona pracowników: Sygnaliści są również ważni dla ochrony pracowników urzędów państwowych przed nadużyciami władzy, dyskryminacją czy innymi nieprawidłowościami w miejscu pracy.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i projekt ustawy o ochronie sygnalistów

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii miała zostać dostosowana do polskiego prawa już w 2021 roku – termin implementacji minął bowiem 17 grudnia 2021 r. Niestety do tego czasu nie udało się przygotować projektu ustawy, który byłby zgodny z wytycznymi, a jednocześnie obejmował zapisy polskiego prawa. Na szczęście 6 marca 2024 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się dokument, który najprawdopodobniej zostanie opublikowany w Dzienniku Ustaw. Wszystko wskazuje na to, że nowe prawo dotyczące ochrony sygnalistów (osób zgłaszających naruszenie prawa) wejdzie w życie jeszcze w tym roku.

Ochrona sygnalisty w urzędzie – jakie organy publiczne muszą wprowadzić postanowienia ustawy?

Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów wymaga współpracy różnych instytucji i organów państwowych oraz szerokiej debaty publicznej w celu uzys kania szerokiego poparcia społecznego dla takich przepisów. Jest to istotny krok w kierunku budowania transparentnego i demokratycznego państwa prawa, które szanuje prawa obywateli do wolności słowa i wypowiedzi oraz wspiera uczciwość i etykę w działaniu instytucji publicznych. Gdzie powinni pojawić się sygnaliści?

• Parlament – parlament, czyli organ ustawodawczy, ma kluczową rolę w opracowaniu i uchwaleniu ustawy o ochronie sygnalistów. To właśnie parlament jest odpowiedzialny za przyjęcie nowej ustawy lub zmiany istniejących przepisów w celu zapewnienia ochrony sygnalistów. Sam również powinien wprowadzić kanały zarządzania zgłoszeniami sygnalistów w swoich kręgach .
• Rząd – rząd, jako organ wykonawczy, jest odpowiedzialny za egzekwowanie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów oraz za koordynację działań różnych instytucji w zakresie ochrony sygnalistów, dlatego też jest instytucją, w której powinien pojawić się sygnaliosta.
• Ministerstwa – poszczególne ministerstwa, takie jak Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji czy Ministerstwo Finansów.
• Organy ścigania – organy ścigania, takie jak policja czy prokuratura, mają rolę w prowadzeniu dochodzeń w przypadku naruszeń prawa dotyczących ochrony sygnalistów oraz w ściganiu osób odpowiedzialnych za takie naruszenia. W swoich organizacjach również powinny wprowadzić ochronę osób zaangażowanych w zgłaszanie informacji o naruszeniu prawa.
• Samorządy lokalne i podmioty publiczne będące pod kontrolą jednostek samorządu terytorialnego – szkoły, przedszkola, żłobki itp.

Kanały zgłaszania nieprawidłowości dla sygnalistów w urzędzie

• Zgłoszenia wewnętrzne – to zgłoszenia dokonywane przez pracowników urzędu państwowego bezpośrednio wewnątrz instytucji, zazwyczaj przy użyciu oficjalnych procedur lub mechanizmów zgłaszania ustalonych przez pracodawcę. Zgłoszenia te mogą być składane do przełożonych, działu HR, komisji ds. etyki lub innych odpowiednich instytucji w urzędzie. Zaletą zgłoszeń wewnętrznych jest to, że pozwalają na rozwiązanie problemu na poziomie wewnętrznym, co przyczynia się do szybszej reakcji i rozwiązania problemu. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego – i nie tylko – konieczne jest zadbanie o komfort i anonimowość sygnalistów. Wyjawienie tożsamości sygnalisty to naruszenie prawa Unii Europejskiej w zakresie ochrony danych osobowych.
• Zgłoszenia zewnętrzne – to zgłoszenia dokonywane przez sygnalistów do zewnętrznych instytucji lub organów, które są niezależne od urzędu państwowego, takich jak organy ścigania, organy nadzoru, agencje regulacyjne czy organizacje pozarządowe. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane, gdy sygnalista uważa, że zgłoszenie wewnętrzne nie przynosi oczekiwanych rezultatów lub gdy obawia się represji ze strony pracodawcy. Organizacje zewnętrzne mogą przeprowadzić dochodzenie w sprawie zgłoszenia i podjąć odpowiednie działania, takie jak wszczęcie postępowania prawno-karnego czy administracyjnego w celu rozwiązania problemu.

Ujawnienie publiczne – to ujawnienie informacji o nieprawidłowościach lub nadużyciach przez sygnalistę publicznie, na przykład poprzez media, społecznościowe platformy internetowe czy organizacje pozarządowe. Skorzystanie z formy ujawnienia publicznego może być ostatnim środkiem, gdy inne kanały zgłaszania nie przyniosły rezultatów lub gdy sygnalista uważa, że sprawa jest na tyle istotna, że powinna być poddana publicznej debacie.