Wdrożenie dyrektywy o ochronie sygnalistów – co grozi za brak wdrożenia?

Ustawa o sygnalistach wejdzie jeszcze w 2024 roku, a niektórzy pracodawcy już podjęli pierwsze kroki, aby wprowadzić jej zapisy do swoich firm. Jednak co się stanie, gdy przedsiębiorstwo nie dostosuje procedur na czas lub zrobi to błędnie? Czy przewidziane są kary i sankcje?

Wprowadzenie w życie ustawy o ochronie sygnalistów czeka nas jeszcze w tym roku. Unia Europejska już nałożyła na Polskę kary finansowe za każdy dzień zwłoki z wdrożeniem zapisów dyrektywy, dlatego tak ważne jest jak najszybsze dopasowanie jej zapisów do naszego porządku prawnego. Ustawa o sygnalistach jest obszerna i dotyczy wielu aspektów związanych między innymi z koniecznością ochrony danych osobowych sygnalistów czy zakazu podejmowania działań odwetowych. Niektóre zapisy dotyczą także kar za nieprawidłowe wprowadzenie i nieprzestrzeganie zasad określonych w ustawie. Jakie to kary? Co grozi pracodawcom, którzy nie dopasują się do nowych przepisów?

Ustawa o sygnalistach – co to?

Polska ustawa o ochronie sygnalistów, znana pierwotnie jako „Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa,” implementuje unijną Dyrektywę 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii w polskim prawodawstwie. Jej głównym celem jest stworzenie skutecznego systemu ochrony dla osób, które zgłaszają nieprawidłowości w miejscu pracy. Ustawa o ochronie sygnalistów stanowi istotny krok w kierunku poprawy przejrzystości i etycznego postępowania w polskich firmach i instytucjach publicznych. Ma także znaczenie dla ochrony środowiska.

Wspiera przejrzystość działań w firmach i instytucjach, co ma przyczynić się do wyższego poziomu zaufania społecznego. Chroniąc sygnalistów, ustawa promuje kulturę zgodności z przepisami i standardami etycznymi. Jednym z jej ważniejszych zapisów jest możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń – dzięki temu można skutecznie przeciwdziałać przestępstwom i nadużyciom w miejscu pracy.

Główne zapisy ustawy o sygnalistach

• Zakaz działań odwetowych na sygnalistach – pracodawcy nie mogą podejmować działań odwetowych wobec sygnalistów, takich jak zwolnienia, degradacje, czy inne formy represji.

• Ochrona anonimowości – tożsamość sygnalistów musi być chroniona. Informacje dotyczące zgłaszającego mogą być ujawniane tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne i zgodnie z przepisami prawa.
• Wsparcie i ochrona prawna – sygnaliści mają prawo do wsparcia prawnego i, w niektórych przypadkach, do odszkodowania w przypadku działań odwetowych.
• Procedura zgłoszeń wewnętrznych – pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników oraz wszystkie podmioty publiczne muszą ustanowić procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Kanały te muszą być łatwo dostępne i bezpieczne, aby sygnaliści mogli zgłaszać naruszenia bez obaw.
• Zewnętrzne kanały zgłaszania – sygnaliści mogą również zgłaszać naruszenia do odpowiednich organów publicznych, takich jak Urząd Ochrony Danych Osobowych czy Komisja Nadzoru Finansowego. Większość zgłoszeń jest jednak kierowana w pierwszej kolejności do Rzecznika Praw Obywatelskich.
• Ujawnienia publiczne – w określonych sytuacjach sygnaliści mogą dokonać publicznego ujawnienia naruszeń, np. poprzez media, jeśli wewnętrzne i zewnętrzne kanały nie przynoszą skutku lub jeśli istnieje bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego.
• Różnorodność naruszeń – projekt ustawy jak i jej ostateczna wersja obejmuje szeroki zakres naruszeń, w tym korupcję i nadużycia finansowe, pranie brudnych pieniędzy, ochronę środowiska, bezpieczeństwo produktów i usług, zdrowie publiczne, prawa konsumentów oraz bezpieczeństwo danych osobowych.

Ustawa o sygnalistach – obowiązki pracodawcy

Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców szereg obowiązków. Ma to na celu stworzenie bezpiecznego i efektywnego systemu zgłaszania nieprawidłowości oraz ochronę osób zgłaszających naruszenia przed działaniami odwetowymi. Implementacja tych obowiązków wymaga od pracodawców opracowania odpowiednich procedur, prowadzenia działań informacyjnych i szkoleniowych oraz zapewnienia ochrony danych osobowych i poufności zgłoszeń.

Co muszą zrobić pracodawcy, aby zachować zgodność z nowym prawem?

• Ustanowienie wewnętrznych kanałów zgłaszania – kanały te muszą być łatwo dostępne, bezpieczne i zapewniać anonimowość sygnalistom. Jednocześnie pracodawcy muszą wyznaczyć odpowiednie osoby lub jednostki odpowiedzialne za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
• Procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń – procedury muszą zapewniać poufność tożsamości sygnalisty i innych osób, których dotyczą zgłoszenia. Pracodawcy muszą zapewnić, że zgłoszenia są rozpatrywane terminowo i efektywnie z zachowaniem należytej staranności.
• Informowanie pracowników – istnieje obowiązek informowania pracowników o istniejących kanałach zgłaszania naruszeń, procedurach oraz przysługujących im prawach. Pracodawcy muszą prowadzić działania informacyjne i szkoleniowe na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych i wewnętrznych, aby pracownicy byli świadomi swoich praw i obowiązków jako sygnaliści.
• Ochrona sygnalistów – pracodawcy nie mogą podejmować działań odwetowych wobec sygnalistów, takich jak zwolnienia, degradacje czy inne formy represji. Muszą wdrożyć mechanizmy, które zapobiegną działaniom odwetowym i zapewnią sygnalistom ochronę.
• Dokumentacja i raportowanie – konieczne jest także prowadzenie dokumentacji dotyczącej zgłoszeń naruszeń, podejmowanych działań oraz wyników dochodzeń. Pracodawcy muszą przechowywać dokumentację w sposób zapewniający jej poufność i zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych. Są zobowiązani do raportowania o liczbie i rodzaju zgłoszeń oraz podjętych działaniach do odpowiednich organów nadzoru.
• Współpraca z organami zewnętrznymi – pracodawcy muszą współpracować z organami zewnętrznymi takimi jak Rzecznik Praw Obywatelskich (a w stosowanych przypadkach również do jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej) odpowiedzialnymi za rozpatrywanie zgłoszeń naruszeń, gdy zgłoszenie nie może być skutecznie rozpatrzone wewnętrznie.

Konsekwencje braku ustawy o sygnalistach

Transkrypcja aktów prawnych Unii Europejskiej – w tym także o ochronie sygnalistów – wymaga uwzględnienia kar i sankcji dla podmiotów, które nie wprowadzą tych zapisów. W tym wypadku konieczne jest jednak dopasowanie kar do polskiego systemu prawnego, tak aby były one zgodne z obowiązującym Kodeksem karnym i cywilnym.

Zgodnie z artykułem 23 Dyrektywy 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii:

1. Państwa członkowskie ustanawiają skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje stosowane wobec osób fizycznych lub prawnych, które:

a) utrudniają lub usiłują utrudniać dokonywanie zgłoszeń;

b) podejmują działania odwetowe wobec osób, o których mowa w art. 4;

c) wszczynają uciążliwe postępowania przeciwko osobom, o których mowa w art. 4;

d) dopuszczają się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości osób dokonujących zgłoszenia, o którym to obowiązku mowa w art. 16.

2. Państwa członkowskie wprowadzają przepisy przewidujące skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje dla osób dokonujących zgłoszenia, wobec których ustalono, że świadomie dokonały zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji. Państwa członkowskie wprowadzają również przepisy przewidujące, zgodnie z prawem krajowym, środki odszkodowawcze za szkodę wynikającą z takiego zgłoszenia lub ujawniania publicznego.

Jak zatem wyglądają kary za brak wdrożenia ustawy o sygnalistach oraz za inne przewinienia z tym związane?

Jaka jest kara za brak ustawy o sygnalistach dla pracodawców?

Według projektu ustawy o sygnalistach przewidziane są kary i sankcje dla pracodawców, którzy nie wdrożyli jej zapisów lub podjęli inne działania mające na celu unikanie wypełnienia nowych obowiązków prawnych. Do głównych kar zaliczamy:

• Kary finansowe – pracodawcy mogą zostać ukarani grzywną za niewdrożenie wymaganych procedur zgłaszania naruszeń. Wysokość kary finansowej może być znacząca, choć konkretne kwoty mogą różnić się w zależności od specyfiki naruszenia i decyzji odpowiednich organów nadzoru.
• Sankcje administracyjne – pracodawcy mogą być objęci sankcjami administracyjnymi, takimi jak nakazy dostosowania procedur wewnętrznych do wymogów ustawy w określonym terminie. Brak realizacji takich nakazów może skutkować dalszymi konsekwencjami.
• Odpowiedzialność cywilna – pracodawcy mogą być narażeni na roszczenia cywilne ze strony pracowników lub innych osób zgłaszających naruszenia, którzy ponieśli szkodę w wyniku braku odpowiednich procedur lub działań odwetowych.
• Konsekwencje reputacyjne – niewdrożenie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów może prowadzić do poważnych strat reputacyjnych. Pracodawcy mogą stracić zaufanie swoich pracowników, partnerów biznesowych oraz klientów, co może mieć negatywny wpływ na działalność firmy.
• Działania organów nadzoru – organy nadzoru, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Urząd Ochrony Danych Osobowych, mogą przeprowadzać kontrole i audyty w celu weryfikacji przestrzegania przepisów ustawy. Wyniki takich kontroli mogą prowadzić do dalszych sankcji administracyjnych i finansowych.

Co grozi za brak wdrożenia ustawy o sygnalistach oraz jakie są przewinienia?

Polska ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje różne kary za nieprzepisowe działania wobec sygnalistów. Uniemożliwienie lub istotne utrudnienie dokonania zgłoszenia przez sygnalistę może skutkować karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeśli sprawca stosuje przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, kara ta może wynieść do 3 lat pozbawienia wolności.

Działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, również są surowo karane (zakaz podejmowania działań następczych w formie odwetowej). Za takie działania grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat, a w przypadku uporczywych działań odwetowych, kara ta może wzrosnąć do 3 lat pozbawienia wolności. Uporczywość oznacza natrętne, sekwencyjne lub powtarzalne zachowania trwające co najmniej 3 miesiące, mające na celu zaszkodzenie sygnaliście.

Ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą wbrew przepisom ustawy, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Ponadto, osoby odpowiedzialne za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, które tego nie zrobią lub ustanowią procedury z istotnym naruszeniem wymogów ustawy, mogą zostać ukarane grzywną. Celem tych sankcji jest zapewnienie ochrony sygnalistom oraz skuteczne działanie systemu zgłaszania naruszeń, co ma zapobiegać surowym konsekwencjom prawnym, finansowym i reputacyjnym dla pracodawców.

Jednocześnie przewidziana jest również kara dla osób, które dokonały bezpodstawnego zgłoszenia naruszenia prawa, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, również jest karane grzywną, ograniczeniem wolności albo pozbawieniem wolności do 2 lat.