Jak firmy w Polsce wdrażają dyrektywę o sygnalistach?

Wraz z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów, przedsiębiorstwa w Polsce stają przed nowymi wyzwaniami w zakresie zarządzania wewnętrznymi zgłoszeniami i ochrony pracowników informujących o naruszeniach prawa. Ustawa zobowiązuje firmy do stworzenia bezpiecznych i anonimowych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, które pozwolą na ochronę interesu publicznego oraz zapewnienie zgodności z przepisami. Wprowadzenie nowych procedur nie tylko podnosi standardy etyczne i prawne w organizacjach, ale też przyczynia się do budowania kultury transparentności i zaufania.

Wdrożenie dyrektywy o ochronie sygnalistów – historia

Historia i geneza dyrektywy unijnej w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwanych popularnie sygnalistami, ma swoje źródła w dążeniu Unii Europejskiej do zapewnienia transparentności i praworządności w państwach członkowskich. Dyrektywa 2019/1937, znana również jako „Dyrektywa o ochronie sygnalistów”, została przyjęta 23 października 2019 roku, a jej celem było ujednolicenie przepisów dotyczących ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości, aby zapewnić im pełniejsze zabezpieczenie i zachęcić do informowania o naruszeniach w różnych obszarach działalności. Oprócz firmy prywatnych, które zatrudniają powyżej 50 pracowników, dyrektywę muszą wdrożyć niektóre jednostki samorządu terytorialnego

Przyczyny wprowadzenia dyrektywy

Dyrektywa była odpowiedzią na liczne skandale, które miały miejsce w Europie i na świecie, ujawniające korupcję, oszustwa finansowe, nadużycia władzy i inne nielegalne działania, które często pozostawały w ukryciu przez brak odpowiednich mechanizmów ochrony osób ujawniających nieprawidłowości. Znane przypadki, takie jak skandal LuxLeaks, Panama Papers czy Paradise Papers, pokazały, że sygnaliści, którzy zdemaskowali działania naruszające prawo i interes publiczny, nie byli chronieni przed odwetem ze strony swoich pracodawców lub władz. W wielu przypadkach musieli stawić czoła represjom, takim jak utrata pracy, szykany lub postępowania sądowe, co w efekcie zniechęcało innych potencjalnych sygnalistów.

Proces legislacyjny i przyjęcie dyrektywy

Prace nad dyrektywą zaczęły się już w 2018 roku, kiedy Komisja Europejska zaproponowała uregulowanie tej kwestii na poziomie unijnym. Wcześniejsze przepisy dotyczące ochrony sygnalistów były niejednolite w państwach członkowskich, co prowadziło do sytuacji, w których pracownicy jednych krajów mogli liczyć na wsparcie i ochronę, podczas gdy w innych byli narażeni na poważne konsekwencje.

Po konsultacjach i analizach Komisji Europejskiej, Parlament Europejski i Rada UE przegłosowały Dyrektywę o ochronie sygnalistów, przyznając państwom członkowskim dwa lata na wprowadzenie jej postanowień do prawa krajowego, czyli do grudnia 2021 roku. W Polsce trwało to nieco dłużej, jednak ostatecznie w 2024 roku ustawa określająca m.in. procedury zgłoszeń wewnętrznych weszła w życie.

Jaki jest cel ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa?

Ustawa o ochronie sygnalistów, wynikająca z implementacji unijnej dyrektywy, ma na celu zapewnienie wsparcia i ochrony osobom, które zgłaszają naruszenia prawa w miejscach pracy lub organizacjach. Sygnaliści, którzy odważają się ujawniać nieprawidłowości, narażeni są często na różnego rodzaju represje, takie jak zwolnienia, degradacje, mobbing, a nawet odwet w postaci utraty szans na awans. Dzięki ustawie osoby te zyskują prawo do zgłaszania naruszeń w sposób bezpieczny, co znacząco wpływa na zwiększenie transparentności w organizacjach.

Kluczowe cele ustawy o ochronie sygnalistów obejmują:

• Promowanie transparentności i etyki w firmach i instytucjach publicznych: Ustawa wymaga od firm i instytucji wprowadzenia kanałów do zgłaszania nieprawidłowości oraz ustalenia wewnętrznych procedur przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń. Ma to na celu nie tylko ułatwienie ujawniania naruszeń, ale też zachęcenie organizacji do dbania o przejrzystość działań.
• Wczesne wykrywanie naruszeń i nadużyć: Wprowadzenie procedur zgłaszania umożliwia szybsze identyfikowanie problemów, co może zapobiec dalszym nadużyciom lub niezgodnościom z prawem. Działa to na korzyść zarówno organizacji, która unika poważniejszych konsekwencji, jak i społeczeństwa, które ma gwarancję, że działania instytucji publicznych i prywatnych są zgodne z obowiązującymi regulacjami.
• Budowanie zaufania w miejscu pracy i społeczeństwie: Dzięki ochronie sygnalistów organizacje pokazują, że zależy im na przestrzeganiu przepisów prawa oraz na zachowaniu etycznych standardów. Pracownicy czują się bardziej bezpieczni, wiedząc, że mogą zgłaszać nieprawidłowości bez obawy przed represjami, co sprzyja budowaniu kultury zaufania w miejscu pracy.
• Zapewnienie ochrony przed odwetem: Ustawa kładzie duży nacisk na zapobieganie represjom wobec osób zgłaszających naruszenia. Sygnaliści mają zapewnioną ochronę przed zwolnieniem, pogorszeniem warunków zatrudnienia, mobbingiem czy innymi formami dyskryminacji. Ustawa gwarantuje również poufność zgłoszeń, a w przypadkach, gdy sygnalista zostanie poddany działaniom odwetowym, przewiduje możliwość dochodzenia swoich praw przed sądem.
• Podniesienie standardów działania w sektorze publicznym i prywatnym: Wdrożenie ustawy ma również wpływ na jakość zarządzania i zgodność działań z normami prawnymi. Wymusza na organizacjach prowadzenie spójnych i etycznych praktyk biznesowych oraz motywuje do wdrażania mechanizmów zarządzania ryzykiem i compliance.
• Kultura odpowiedzialności społecznej: Wzmocnienie pozycji sygnalistów przyczynia się do rozwijania kultury odpowiedzialności społecznej w organizacjach. Organizacje, które dbają o etykę i otwartość w swoim funkcjonowaniu, pokazują, że zależy im na tworzeniu pozytywnego wpływu na społeczność i otoczenie.

Dzięki tym regulacjom sygnaliści mogą pełnić rolę strażników etyki i prawa w organizacjach. To z kolei ma wpływ na poprawę standardów w przestrzeni publicznej oraz zwiększenie świadomości prawnej wśród obywateli i pracowników. Z perspektywy organizacji – zarówno prywatnych, jak i publicznych – ochrona sygnalistów jest inwestycją w bezpieczeństwo prawne oraz budowanie trwałego zaufania wśród pracowników, klientów i kontrahentów.

Sygnaliści i procedura zgłoszeń wewnętrznych – wyzwanie dla europejskich pracodawców?

Wdrażanie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów stanowiło dla wielu firm wyzwanie. Organizacje musiały opracować i wdrożyć wewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości, zapewniając jednocześnie poufność i ochronę przed odwetem dla zgłaszających. Wielu pracodawców, zwłaszcza w sektorze prywatnym, przygotowywało się do terminowego wdrożenia właściwych procedur oraz kanałów zgłaszania naruszeń w zakładach pracy. Niektóre większe firmy, działające w ramach grup spółek, dążyły do centralizacji systemu dla wszystkich spółek, choć nie było pewne, czy takie podejście spełni wymogi dyrektywy. Oto 7 wyzwań jakie stoją przed pracodawcami!

1. Tworzenie i utrzymanie kanałów zgłaszania nieprawidłowości

Dyrektywa wymaga od pracodawców wdrożenia co najmniej jednego kanału zgłaszania nieprawidłowości, który zapewnia poufność sygnalistów. Dla firm oznacza to konieczność inwestycji w odpowiednie systemy IT lub zewnętrzne platformy zgłaszania naruszeń. Duże korporacje często próbują scentralizować takie systemy, co z kolei wymaga zgodności z przepisami w różnych krajach i może budzić wątpliwości co do ich skuteczności.

2. Ochrona prywatności i bezpieczeństwo danych

Ochrona prywatności i bezpieczeństwo danych zgłoszonych przez sygnalistów to jeden z kluczowych elementów. Pracodawcy muszą wdrożyć odpowiednie środki ochrony danych, które spełniają wymagania nie tylko dyrektywy o sygnalistach, ale i przepisów RODO. Brak skutecznych środków ochrony może prowadzić do ryzyka wycieku informacji, co grozi poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

3. Szkolenia i budowanie świadomości wśród pracowników

Dyrektywa nakłada na pracodawców obowiązek informowania pracowników o nowych procedurach zgłaszania i ochronie sygnalistów. Szkolenia muszą nie tylko przekazywać wiedzę o przysługujących prawach, ale również budować kulturę zaufania, w której pracownicy będą czuć się bezpiecznie, zgłaszając nieprawidłowości.

4. Zapewnienie ochrony przed odwetem

Ochrona sygnalistów przed odwetem to jedno z najtrudniejszych wyzwań. Pracodawcy muszą wprowadzić procedury, które zminimalizują ryzyko negatywnych konsekwencji dla osób zgłaszających. W praktyce oznacza to monitorowanie sytuacji pracowników, którzy zgłosili nieprawidłowości, oraz reagowanie na ewentualne przypadki dyskryminacji, mobbingu lub innych działań odwetowych.

5. Zarządzanie zgłoszeniami i monitorowanie postępowań

Kolejnym wyzwaniem jest odpowiednie zarządzanie zgłoszeniami. Firmy muszą zadbać o szybkie i skuteczne procedowanie zgłoszeń oraz prowadzenie transparentnych postępowań wyjaśniających. Złożoność tego procesu rośnie w przypadku organizacji o rozbudowanej strukturze, co może prowadzić do trudności w koordynacji działań i zapewnieniu spójności w podejmowaniu decyzji, jednak ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych i wyznaczenie osób do podejmowania działań następczych eliminuje to ryzyko.

6. Koszty wdrożenia i utrzymania systemów

Wdrożenie systemów zgłaszania i monitorowania wiąże się z wysokimi kosztami, szczególnie dla małych i średnich firm, które mają ograniczone zasoby. Koszty te obejmują m.in. zakup oprogramowania, szkolenia, wdrożenie procedur i obsługę zgłoszeń. Wielu pracodawców obawia się, że wymogi dyrektywy będą generować dodatkowe obciążenia finansowe, zwłaszcza w kontekście konieczności ciągłego doskonalenia systemów i przestrzegania nowych regulacji. Dlatego też warto korzystać z dedykowanych rozwiązań takich jak aplikacje i programy (np.GoWhistle, które nie tylko zapewniają zgodność z zapisami ustawy dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia, ale także ograniczają koszty.

7. Wieloaspektowa zgodność prawna

Firmy działające w więcej niż jednym kraju UE muszą dostosować się do różnych interpretacji dyrektywy oraz specyficznych przepisów wdrożonych w danym kraju. To wyzwanie może prowadzić do problemów z harmonizacją polityk wewnętrznych i konieczności korzystania z porad prawnych. Korzystając z dedykowanych rozwiązań pracodawcy mają pewność, że wszystkie procedury zgłoszeń wewnętrznych są zgodne z wytycznymi.

Rodzaje zgłoszeń – wewnętrzne, zewnętrzne i ujawnienie publiczne

Zgłoszenia naruszenia prawa w firmach i instytucjach mogą odbywać się na kilka sposobów: zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego oraz ujawnienie publiczne. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w skład systemu przyjętego przez organizację, która umożliwia osobom zgłaszającym naruszenia prawa unii szybki kontakt z odpowiednimi działami. Jest to pierwsza i najczęściej wybierana opcja, zwłaszcza w przypadku naruszenia przepisów dotyczących ochrony środowiska, bezpieczeństwa transportu lub opodatkowania osób prawnych. Taki system zwiększa zaufanie w zespole, minimalizując jednocześnie ryzyko wystąpienia poważnych incydentów, zanim sprawa nabierze rozgłosu.

Drugim rodzajem jest zgłoszenie zewnętrzne, które trafia do zewnętrznych instytucji, takich jak do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych organów nadzorczych. Taka forma przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych jest szczególnie istotna w sytuacjach, gdzie naruszenie prawa wymaga interwencji poza firmą, np. w kontekście związanym z przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu czy naruszeniom tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej.

Ostatnią opcją jest ujawnienie publiczne, stosowane w momencie dokonywania zgłoszenia, kiedy sygnalista uznaje, że podmiot prawny wykonujący działalność nie podejmuje żadnych kroków naprawczych. Ujawnienie publiczne jest możliwe, gdy istnieją ku temu przesłanki, a sprawa dotyczy lub mówi o m.in. ochronie informacji niejawnych, zakresu tajemnicy postępowania przygotowawczego lub innych poważnych przestępstw, które mogą mieć szerokie skutki dla społeczeństwa. W takiej sytuacji sygnalista ujawnia publicznie informację o złamaniu prawa.

Przykłady europejskich firm, które dobrze wdrożyły ustawę o sygnalistach

• Daimler AG (Niemcy) – firma Daimler AG wdrożyła mechanizmy ochrony sygnalistów, które umożliwiają anonimowe zgłaszanie naruszeń etycznych i prawnych. Sygnaliści są zachęcani do zgłaszania nieprawidłowości za pośrednictwem platformy „BPO Whistleblower System,” dzięki której mogą czuć się bezpieczni, mając gwarancję anonimowości.
• SAP (Niemcy) – firma ta wdrożyła wewnętrzne procedury zapewniające wsparcie dla sygnalistów, m.in. poprzez dedykowaną linię wsparcia oraz cyfrową platformę zgłaszania nieprawidłowości. SAP umożliwia pracownikom bezpieczne i anonimowe zgłaszanie przypadków łamania przepisów lub naruszania zasad etycznych, zapewniając ochronę przed jakimikolwiek represjami.
• TotalEnergies (Francja) – TotalEnergies, znana korporacja naftowa i energetyczna, ma wprowadzony kompleksowy system raportowania nadużyć, który działa zgodnie z europejskimi regulacjami dotyczącymi ochrony sygnalistów. Umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości w zakresie etyki, zgodności z prawem oraz bezpieczeństwa środowiskowego. TotalEnergies kładzie nacisk na anonimowość zgłoszeń i ochronę sygnalistów przed potencjalnym odwetem.
• Unilever (Holandia i Wielka Brytania) – Unilever wprowadził program „Code Support Line,” który umożliwia sygnalistom anonimowe zgłaszanie wszelkich naruszeń kodeksu etycznego oraz prawa. Firma deklaruje wsparcie dla sygnalistów i zapewnia, że zgłoszenia będą traktowane priorytetowo oraz objęte ochroną przed odwetem.
• Siemens (Niemcy) – Siemens od lat kładzie nacisk na etykę pracy i zapewnienie sygnalistom bezpieczeństwa. Firma wdrożyła specjalną platformę „Tell Us,” która pozwala pracownikom oraz partnerom biznesowym zgłaszać nieprawidłowości z gwarancją ochrony przed jakimkolwiek odwetem.

Sygnaliści w Polsce

W Polsce ustawa o ochronie sygnalistów jest postrzegana różnorodnie, z mieszanką poparcia i obaw. Wynika to głównie z tego, że wdrażanie ustawy o sygnalistach, opartej na dyrektywie unijnej 2019/1937, to stosunkowo nowy temat w polskim środowisku prawnym i biznesowym. Oto główne perspektywy na ten temat:

• Zwiększenie transparentności i bezpieczeństwa w miejscu pracy

Zwolennicy ustawy wskazują na pozytywny wpływ ochrony sygnalistów na jakość pracy i etykę organizacyjną. Przepisy mają zachęcać do zgłaszania nieprawidłowości, co może przeciwdziałać nadużyciom, korupcji i mobbingowi. Organizacje, które już wdrożyły systemy ochrony sygnalistów, jak niektóre banki czy korporacje międzynarodowe, często postrzegają ten mechanizm jako narzędzie budowania zaufania i kultury etycznej.

• Obawy przed nadużyciami i biurokracją

Krytycy ustawy często wskazują na ryzyko, że sygnaliści mogą wykorzystywać przepisy do zgłaszania skarg bezpodstawnych lub osobistych, co może obciążać firmy administracyjnie i prowadzić do sporów prawnych. Firmy obawiają się także kosztów związanych z wdrożeniem systemów ochrony i przeszkoleniem pracowników. Dodatkowo, w Polsce istnieje pewna rezerwa wobec ochrony sygnalistów, wynikająca z tradycyjnych obaw o „donosicielstwo” i niechęć do publicznego zgłaszania problemów w firmach.

• Przeciągające się wdrożenie i niepewność prawna

Opóźnienia we wprowadzeniu przepisów krajowych dostosowujących prawo do unijnych wymogów sprawiły, że wiele firm w Polsce jest nadal nieprzygotowanych na pełne wdrożenie systemów ochrony sygnalistów i nowe regulacje prawne. Pomimo wstępnych projektów, brakowało dotąd klarownych wytycznych, co dodatkowo utrudniało wdrożenie i skuteczność ustawy.

Oto przykłady polskich firm, które podeszły do sprawy profesjonalnie i pokazały, że sygnaliści to ważny element w zarządzaniu:

• Bank Pekao S.A. – wdrożył nowoczesny system ochrony sygnalistów, umożliwiający zgłaszanie nieprawidłowości przez anonimową linię telefoniczną oraz platformę internetową. Bank deklaruje ochronę sygnalistów przed represjami i otwarte podejście do raportowania naruszeń zasad etyki.
• PKN Orlen – zbudował wewnętrzny system umożliwiający pracownikom anonimowe zgłaszanie potencjalnych naruszeń. Orlen stosuje politykę „zero tolerancji” wobec represji wobec sygnalistów, a ich raporty są analizowane w celu podjęcia odpowiednich działań naprawczych.
• Grupa PZU – jako największy ubezpieczyciel w Polsce, Grupa PZU wdrożyła dedykowany system wsparcia sygnalistów. Firma zapewnia anonimowość i bezpieczeństwo osobom zgłaszającym nieprawidłowości i stosuje politykę antydyskryminacyjną wobec sygnalistów.
• mBank – mBank wprowadził rozwiązania chroniące sygnalistów, umożliwiając im zgłaszanie naruszeń bez obaw o utratę pracy. Bank oferuje dedykowane kanały komunikacji i ochronę danych, aby zapewnić bezpieczeństwo informacjom dostarczanym przez sygnalistów.
• ING Bank Śląski – firma ta kładzie duży nacisk na etykę i zgodność działań z przepisami prawa. ING Bank Śląski wdrożył politykę ochrony sygnalistów, która obejmuje anonimowe kanały zgłaszania naruszeń oraz mechanizmy chroniące przed wszelkimi formami odwetu.
• Allegro – Allegro, lider polskiego e-commerce, wdrożyło system ochrony sygnalistów, zachęcając pracowników do zgłaszania nieprawidłowości w anonimowy sposób. Platforma ta umożliwia szczegółowe raportowanie naruszeń zasad etycznych i zapewnia pełną poufność.

Zalety ustawy o ochronie sygnalistów

Ochrona sygnalistów ma kluczowe znaczenie w zapewnieniu przestrzegania prawa i norm etycznych w organizacjach, podnosząc jednocześnie standardy bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowania terroryzmu oraz ochronie informacji niejawnych. W kontekście związanym z tekstem ustawy o ochronie sygnalistów, niebagatelne znaczenie ma ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, których działalność pomaga zapobiegać poważnym nadużyciom i wspiera działania Rzecznika Praw Obywatelskich.

Wprowadzenie wewnętrznej procedury zgłaszania i przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych zapewnia sygnalistom bezpieczny sposób komunikacji i możliwość ochrony ich tożsamości. Dzięki temu osoby, które są świadkami naruszenia prawa, np. w zakresie opodatkowania osób prawnych, ochrony środowiska czy bezpieczeństwa na stanowiskach pracy, mogą swobodnie poinformować odpowiednie organy o nieprawidłowościach bez obaw o represje przejawiające się np. w odmowie nawiązania stosunku pracy czy innych negatywnych konsekwencjach. Przepisy o ochronie sygnalistów wprowadzają również zasady ujawnienia publicznego informacji, dając możliwość podjęcia działań przez sygnalistów w przypadku, gdy naruszenia są poważne, a zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenia zewnętrznego nie przynosi rezultatów.

W momencie dokonywania zgłoszenia sygnaliści mogą korzystać z różnych metod ochrony, co daje im swobodę wyboru i zapewnia, że ich działania nie wpłyną negatywnie na ich kariery. Procedura zgłoszeń wewnętrznych, obejmująca także zakres tajemnicy postępowania przygotowawczego, umożliwia odpowiednie rozwiązanie problemów, zanim staną się one publiczne. Jednocześnie przepisy chronią przed konsekwencjami takimi jak np. dokonanie przez pracownika ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji, zapewniając integralność całego procesu.

Co może zgłosić sygnalista?

Sygnalista to osoba, która w kontekście swojej pracy zgłasza naruszenia prawa lub uzasadnione podejrzenia takich naruszeń. Zakres zgłaszanych nieprawidłowości obejmuje różnorodne obszary, w tym:

• Korupcję
• Zamówienia publiczne
• Usługi, produkty i rynki finansowe
• Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
• Bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami
• Bezpieczeństwo transportu
• Ochronę środowiska
• Ochronę radiologiczną i bezpieczeństwo jądrowe
• Bezpieczeństwo żywności i pasz
• Zdrowie i dobrostan zwierząt
• Zdrowie publiczne
• Ochronę konsumentów
• Ochronę prywatności i danych osobowych
• Bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych
• Interesy finansowe Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
• Rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym zasady konkurencji i opodatkowania osób prawnych
• Konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela w relacjach z organami władzy publicznej

Warto zaznaczyć, że ustawa o ochronie sygnalistów i wdrożenie dyrektywy nie obejmuje informacji objętych tajemnicą zawodową (np. prawniczą czy medyczną), tajemnicą narady sędziowskiej oraz informacji niejawnych.

Sygnalista może podejść do dokonania zgłoszenia wewnętrznego (do odpowiedniej komórki w swojej organizacji), zewnętrznego (do organu publicznego) lub, w określonych sytuacjach, ujawnienia publicznego.

Ochrona sygnalisty obowiązuje od momentu dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał on uzasadnione podstawy sądzić, iż przekazywana informacja jest prawdziwa i dotyczy naruszenia prawa.