Kiedy wejdzie ustawa o sygnalistach?

Wiele osób zastanawia się, czy ustawa o sygnalistach weszła w życie, czy może jeszcze za wcześnie, aby wprowadzać określone w niej rozwiązania. Do tej pory mamy jedynie projekt ustawy o ochronie sygnalistów, jednak wszystko wskazuje na to, że jest to ostateczna wersja, która niedługo zostanie ogłoszona w Dzienniku Ustaw.

Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady Unii państwa członkowskie muszą przyjąć jej zapisy i dostosować je do krajowego porządku prawnego. Polska oraz kilka innych państw nie zdążyło implementować dyrektywy, dlatego też jest to aktualnie jeden z priorytetów legislacyjnych. Do tej pory pojawiło się kilka projektów, jednak wszystko wskazuje na to, że to właśnie ten ostatni – ogłoszony w marcu 2024 roku – okaże się tym ostatecznym. Wprowadza on kilka znaczących zmian dla pracodawców oraz sygnalistów, takich jak między innymi fakt, że osoby te od tej pory zgłaszają naruszenie prawa niezależnie od formy zatrudnienia. Projekt ustawy o ochronie sygnalistów obejmuje zarówno zgłoszenia zewnętrzne, wewnętrzne jak i ujawnienia publiczne. Pod nowe prawo podlegać będą organizacje prywatne zatrudniające powyżej 50 osób oraz wszystkie instytucje państwowe, takie jak np. jednostki samorządu terytorialnego. Kiedy wejdzie ustawa o sygnalistach i na co muszą przygotować się pracodawcy?

Sygnalista – kto to?

Sygnalista (ang. „whistleblower„) w firmie to osoba, która ujawnia nieprawidłowości, nadużycia, lub naruszenia prawa, etyki czy zasad wewnętrznych, które miały miejsce w organizacji, w której pracuje lub z którą jest związana. Sygnaliści mogą być pracownikami, współpracownikami, dostawcami, klientami, a nawet członkami zarządu. Celem ich działania jest zazwyczaj ochrona interesu publicznego, etyki zawodowej lub samej organizacji.

Sygnalistą jest osoba, która zgłasza wewnątrz organizacji lub na zewnątrz (organom ścigania lub podmiotom nadzorującym) naruszenia norm prawnych, o których dowiedziała się w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych w zakładzie pracy. Dyrektywa posługuje się pojęciem „osoba dokonująca zgłoszenia”, które oznacza osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń, uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą – Prawo.pl

Sygnaliści zazwyczaj kierują się poczuciem obowiązku, moralności lub troską o dobro publiczne i firmowe. Często decydują się na zgłoszenie, aby zapobiec dalszym nieprawidłowościom lub szkodom. Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w zapewnianiu zgodności działań organizacji z przepisami prawa i standardami etycznymi, co jest fundamentem prawidłowego funkcjonowania firm i instytucji. Ich działania mogą zwiększyć zaufanie do firmy w oczach klientów, inwestorów i pracowników.

Co mogą zgłaszać sygnaliści?

Sygnaliści pełnią bardzo istotną rolę w każdej organizacji – niezależnie od branży i sektora whistleblowerzy mogą przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa publicznego i wspomóc skuteczne zarządzanie ryzykiem w przedsiębiorstwie. Co dokładnie mogą zgłaszać sygnaliści?

Korupcja i łapownictwo

Przykłady – przyjmowanie łapówek przez pracowników w zamian za korzystne kontrakty, oferowanie łapówek urzędnikom państwowym w celu uzyskania zezwolenia lub przyspieszenia procedur administracyjnych.

Oszustwa finansowe i księgowe

Przykłady – fałszowanie dokumentów finansowych w celu ukrycia strat lub zwiększenia zysków, prowadzenie podwójnej księgowości, pranie brudnych pieniędzy, defraudacja środków firmowych, przesłanki o finansowaniu terroryzmu.

Naruszenia przepisów bezpieczeństwa

Przykłady – ignorowanie standardów bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), nieprzestrzeganie procedur bezpieczeństwa w zakładach produkcyjnych, brak odpowiednich środków ochrony osobistej dla pracowników.

Naruszenia ochrony środowiska

Przykłady – nielegalne zrzuty odpadów do wód lub gleby, emisja szkodliwych substancji do atmosfery, nieprzestrzeganie przepisów dotyczących zarządzania odpadami.

Naruszenia praw pracowników

Przykłady – dyskryminacja ze względu na płeć, rasę, orientację seksualną lub wiek, mobbing, niewłaściwe warunki pracy, naruszanie przepisów dotyczących godzin pracy i wynagrodzeń.

Naruszenia praw konsumentów

Przykłady – sprzedaż produktów niespełniających norm bezpieczeństwa, fałszywe reklamy wprowadzające konsumentów w błąd, ukrywanie istotnych informacji o produktach lub usługach, brak odpowiednich oznaczeń na produktach, podpisywanie niekorzystnych umów usługowych opierających się na technikach manipulacyjnych.

Nadużycia w sektorze publicznym

Przykłady – nadużycia w wykorzystaniu funduszy publicznych, korupcja i nepotyzm w instytucjach publicznych, nieprawidłowe zarządzanie majątkiem publicznym, działanie na szkodę instytucji.

Naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych

Przykłady – niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych, brak zabezpieczeń chroniących przed wyciekiem danych, naruszenia przepisów RODO, ujawnienie danych osobowych, ułatwianie dostępu do bazy danych osobowych.

Nadużycia w opiece zdrowotnej

Przykłady – fałszywe faktury za usługi medyczne, niewłaściwe przechowywanie i zarządzanie lekami, prowadzenie nielegalnych badań klinicznych.

Naruszenia zasad etyki w badaniach naukowych

Przykłady – fałszowanie wyników badań, plagiat, niewłaściwe wykorzystanie funduszy badawczych, naruszenia zasad etycznych w eksperymentach.

Naruszenia przepisów dotyczących konkurencji

Przykłady – kartelowe zmowy cenowe, nieuczciwe praktyki monopolistyczne, niezgodne z prawem fuzje i przejęcia.

Nadużycia w sektorze edukacji

Przykłady – fałszowanie ocen i wyników egzaminów, niewłaściwe przyznawanie stypendiów, molestowanie seksualne w instytucjach edukacyjnych.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii zawiera kluczowe zapisy, które mają na celu ochronę sygnalistów (whistleblowerów) oraz ujednolicenie podejścia w ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

Dyrektywa whistleblowing obejmuje szeroki zakres obszarów prawa, w tym ochronę prywatności i danych osobowych, ochronę środowiska, bezpieczeństwo produktów i żywności, zdrowie publiczne, prawa konsumentów, konkurencję, usługi finansowe, pranie brudnych pieniędzy, a także interesy finansowe Unii. Dotyczy nie tylko pracowników, ale także byłych pracowników, kandydatów na stanowiska, wykonawców, dostawców, wolontariuszy i stażystów.

Jednocześnie dla osób zgłaszających naruszenie prawa firmy z sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 50 pracowników oraz wszystkie przedsiębiorstwa państwowe muszą wprowadzić wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń. Natomiast państwa członkowskie muszą ustanowić niezależne organy do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń naruszeń prawa UE.

Jednym z głównych zapisów dyrektywy jest zakaz podejmowania działań następczych i ukarania sygnalisty. Sygnaliści są chronieni przed zwolnieniem, degradacją, zastraszaniem, dyskryminacją i innymi formami działań odwetowych. Ochrona obejmuje także możliwość odwołania się do sądu w przypadku działań odwetowych, a także dostęp do poradnictwa prawnego. Tożsamość sygnalistów musi być chroniona, a ujawnienie informacji umożliwiających ich identyfikację jest zabronione, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych prawem. Jednocześnie dokument otwiera, a wręcz zachęca, pracodawców do tego, aby pracownik mógł zgłosić naruszenie prawa anonimowo, co wspiera politykę whistleblowingu w firmie.

Sygnaliści – kiedy ustawa?

Na maj 2024 roku, Polska nadal nie wprowadziła w pełni w życie ustawy o ochronie sygnalistów, która ma wdrożyć dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Proces legislacyjny dotyczący tej ustawy wciąż trwa. Nowy projekt ustawy o sygnalistach w marcu tego roku został opublikowany na stronie Rządowego Centrum Legislacyjnego i wszystko wskazuje na to, że w najbliższych miesiącach zapisy ustawy o ochronie sygnalistów wejdą w życie.

Tak naprawdę jest to już termin krytyczny, ponieważ dla podmiotów prywatnych dyrektywa miała zostać wdrożona już do 2021 roku, jednak proces ten znacznie się opóźnił. Jakie mogły być tego powody? Implementacja dyrektywy wymagała przeprowadzenia szerokich konsultacji społecznych oraz analizy istniejących przepisów i ich dostosowania do wymogów unijnych. Jednocześnie ochrona sygnalistów dotyczy wielu sektorów gospodarki i administracji publicznej, co wymaga precyzyjnego uregulowania różnych aspektów zgłaszania naruszeń oraz zapewnienia skutecznych mechanizmów ochrony sygnalistów. Nie bez znaczenia byłą także pandemia, która znacząco poprzestawiała priorytety legislacyjne i zahamowała wszelkie poboczne działania rządu.

Według dostępnych informacji ustawa jest na etapie finalnych prac legislacyjnych. Rząd planuje przyjęcie ustawy i jej wejście w życie w drugiej połowie 2024 roku. Kluczowym krokiem będzie ostateczne przyjęcie ustawy przez parlament. Po przyjęciu ustawy, konieczne będzie jej wdrożenie przez wszystkie zainteresowane podmioty, w tym firmy i instytucje publiczne. Niezbędne będą działania informacyjne oraz szkolenia dla pracowników na temat nowych przepisów i procedur.

Co z ustawą o sygnalistach? Zmiany

W ostatecznym projekcie ustawy o ochronie sygnalistów w Polsce, będącej implementacją dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, zaszły istotne zmiany, które mają na celu dostosowanie polskich przepisów do wymogów unijnych oraz zapewnienie skutecznej ochrony osób zgłaszających naruszenia. Wcześniejsze propozycje okazały się bowiem w wielu przypadkach za mało konkretne i dawały duże pole do swobodnej interpretacji, a to stwarzało ryzyko naruszeń nie tylko ze strony pracodawców, ale także ze strony potencjalnych sygnalistów, którzy mogliby podejmować działania ujawniające, kierując się nieprawdziwymi informacjami lub złymi intencjami.

• Rozszerzenie zakresu osób chronionych:
  • poprzednia wersja – ochrona obejmowała głównie pracowników i współpracowników,
  • ostateczna wersja – rozszerzenie ochrony na szeroki krąg osób, w tym wykonawców, dostawców, klientów, wolontariuszy, stażystów oraz kandydatów na stanowiska.
• Kanały zgłaszania naruszeń:
  • kanały wewnętrzne – firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników oraz wszystkie jednostki sektora publicznego muszą ustanowić wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń,
  • kanały zewnętrzne – ustanowienie niezależnych organów do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, co ma na celu zapewnienie dodatkowego poziomu ochrony i niezależności.
• Zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich:
  • projekt ustawy o ochronie sygnalistów to Rzecznik Praw Obywatelskich jest instytucją odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych zamiast Państwowej Inspekcji Pracy.
• Ochrona poufności i anonimowości:
  • poufność – wzmocnione zapisy dotyczące ochrony tożsamości sygnalistów, zapewniające, że ich dane będą przetwarzane w sposób poufny i zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem,
  • anonimowość – umożliwienie składania anonimowych zgłoszeń, co nie było jednoznacznie określone we wcześniejszych wersjach.
• Zakaz działań odwetowych:
  • rozszerzony katalog działań odwetowych – ustawa wprowadza szczegółowy katalog działań, które będą uznane za odwetowe, w tym zwolnienie z pracy, degradację, zastraszanie oraz inne formy dyskryminacji. Nie można więc mówić o odpowiedzialności dyscyplinarnej np. za szkodę dotyczącą naruszenia praw innych osób,
  • środki ochronne – wprowadzenie mechanizmów prawnych umożliwiających sygnalistom dochodzenie swoich praw w sądzie oraz uzyskanie odpowiedniego odszkodowania.
• Obowiązki pracodawców:
  • procedury zgłaszania – projekt ustawy przewiduje, że pracodawcy są zobowiązani do ustanowienia jasnych i łatwo dostępnych procedur zgłaszania naruszeń, które będą komunikowane wszystkim pracownikom,
  • szkolenia i edukacja – firmy muszą zapewnić regularne szkolenia i programy edukacyjne dla pracowników na temat ochrony sygnalistów i procedur zgłaszania.
• Sankcje za uniemożliwienie zgłaszania naruszeń:
  • kary finansowe i administracyjne – wprowadzenie sankcji dla pracodawców i osób, które utrudniają zgłaszanie naruszeń lub podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów.
• Wsparcie dla sygnalistów:
  • dostęp do poradnictwa prawnego – sygnaliści będą mieli zapewniony dostęp do bezpłatnych porad prawnych, które pomogą im w procesie zgłaszania naruszeń,
  • wsparcie psychologiczne – możliwość korzystania z pomocy psychologicznej w przypadku stresu związanego z ujawnieniem nieprawidłowości.

Ustawa o sygnalistach – kiedy wchodzi i dlaczego to dobry krok?

Ustawa o ochronie sygnalistów jest istotnym krokiem w kierunku zwiększenia transparentności i etyki w organizacjach. Mimo pewnych wyzwań związanych z jej wdrożeniem, korzyści płynące z ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości mogą znacząco przewyższać potencjalne trudności. Ostatecznie, skuteczna ochrona sygnalistów przyczynia się do budowy zdrowszego i bardziej przejrzystego środowiska pracy oraz zwiększa zaufanie społeczne do instytucji publicznych i prywatnych.

Przejrzystość w działaniu organizacji sprzyja budowaniu zaufania zarówno wewnątrz firmy, jak i w relacjach z interesariuszami zewnętrznymi. To przekłada się tworzenie pewnych relacji biznesowych opartych na wzajemnym zaufaniu. Jeśli kontrahenci widzą, że firma wspiera sygnalistów i zachowuje transparentność wewnątrz organizacji, to wiedzą, że w razie problemów lub nieścisłości zostaną one szybko wykryte.

Dzięki wcześniejszemu wykrywaniu naruszeń organizacje mogą unikać potencjalnych kar finansowych i prawnych, które mogłyby wyniknąć z długotrwałych nieprawidłowości. Skuteczne procedury zgłaszania mogą również zapobiec poważnym problemom reputacyjnym. W końcu jeśli błędy zostaną wykryte na początku procesu, można szybko je rozwiązać, zanim dojdzie do eskalacji.

Sygnaliści – od kiedy obowiązek i czego dopilnować musi pracodawca?

• Ustanowienie wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń – pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników muszą ustanowić wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń. Zaliczyć do tego możemy między innymi wprowadzenie skrzynki e-mailowej, telefonu zaufania lub platformy internetowej, która umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości. Konieczne jest także opracowanie jasnych wytycznych i polityk dotyczących zgłaszania naruszeń, dostępnych dla wszystkich pracowników.
• Zapewnienie poufności i anonimowości – pracodawcy muszą zapewnić poufność danych sygnalistów i możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń. Sprawdzi się tutaj stosowanie technologii szyfrowania danych oraz restrykcyjnych polityk dostępu do informacji zgłoszonych przez sygnalistów. Ważne jest także umożliwienie składania anonimowych zgłoszeń przez wyżej wspomniane specjalne platformy internetowe lub skrzynki zaufania.
• Ochrona przed działaniami odwetowymi – pracodawcy muszą chronić sygnalistów przed jakimikolwiek formami działań odwetowych. Istotne jest wprowadzenie i egzekwowanie restrykcyjnych polityk zakazujących działań odwetowych wobec osób zgłaszających nieprawidłowości oraz stworzenie jasnego regulaminu, który ujmuje kary przewidziane przez ustawę. Pracodawca powinien także wyznaczyć dział, którego zadanie będzie regularne monitorowanie sytuacji pracowników, którzy dokonali zgłoszenia, aby zapewnić, że nie doświadczają działań odwetowych.
• Szkolenia i edukacja pracowników – pracodawcy muszą zapewnić szkolenia i edukację pracowników na temat procedur zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów. Ważne jest organizowanie szkoleń dla nowych pracowników oraz regularne szkolenia okresowe dotyczące polityk i procedur ochrony sygnalistów. Sprawdzi się w tym celu także dystrybucja broszur, przewodników i materiałów wideo na temat ochrony sygnalistów.
• Dokumentowanie i raportowanie zgłoszeń – pracodawcy muszą prowadzić ewidencję zgłoszeń naruszeń oraz raportować odpowiednim organom. W wielu firmach konieczne będzie wdrożenie systemów IT do zarządzania zgłoszeniami i prowadzenia dokumentacji, które zapewniają przejrzystość i możliwość audytu. Przydatne będzie także opracowywanie i przekazywanie regularnych raportów dotyczących zgłoszeń naruszeń do odpowiednich organów nadzorczych.
• Zapewnienie wsparcia dla sygnalistów – pracodawcy muszą zapewnić wsparcie dla sygnalistów, w tym doradztwo prawne i psychologiczne. Warto zdecydować się na utworzenie linii telefonicznych lub punktów konsultacyjnych, gdzie sygnaliści mogą uzyskać pomoc prawną i psychologiczną. Przydatne będzie także wdrożenie programów wsparcia, które oferują pomoc i ochronę dla sygnalistów w trakcie i po procesie zgłaszania naruszeń.