Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii wprowadza zapisy, których zadaniem jest ochrona sygnalistów i przeciwdziałanie wszelkim naruszeniom, w tym ewentualnym działaniom następczym podejmowanym przez pracodawców względem sygnalistów. Kto to jest sygnalista?
Projekt ustawy o ochronie sygnalistów spotkał się z akceptacją Rady Ministrów, a na początku maja 2024 roku został przyjęty przez Sejm. Dzięki temu osoby zgłaszające naruszenia – niezależnie do tego czy są zatrudnione na podstawie stosunku pracy, umowy o dzieło bądź zlecenie lub czy są kontrahentami i klientami, podlegają ochronie. Nie tylko rząd przyjął projekt ustawy o ochronie sygnalistów, ale także wprowadził kilka drobnych zmian, których zadaniem było wyszczególnienie niektórych przypadków, aby nie dopuszczać do dobrowolności interpretacji. Zatem kim dokładnie jest sygnalista? Jaka jest jego rola w organizacji i kto może zostać sygnalistą?
Sygnalista – co to znaczy?
Sygnalista (ang. whistleblower) to osoba, która ujawnia lub zgłasza nieprawidłowości, naruszenia prawa, lub inne nieetyczne działania w organizacji, w której jest zatrudniona lub z którą współpracuje. Rola sygnalisty różni się w zależności od rodzaju instytucji – państwowej czy prywatnej.
Zatem sygnalista w urzędzie, czyli instytucji państwowej – to pracownik lub współpracownik urzędu, ministerstwa, agencji rządowej, samorządu terytorialnego, szkoły publicznej, szpitala czy innej jednostki sektora publicznego, który zgłasza działania lub zaniechania, które są sprzeczne z prawem, etyką zawodową lub interesem publicznym.
Natomiast sygnalistą w firmie prywatnej może być pracownik, kontrahent, podwykonawca, klient, dostawca lub każda inna osoba związana z firmą, która zgłasza działania sprzeczne z prawem, etyką zawodową lub interesem publicznym, jakie mają miejsce w przedsiębiorstwie.
Sygnalista w instytucji państwowej oraz w firmie prywatnej pełni kluczową rolę w ujawnianiu nieprawidłowości i przyczynia się do poprawy transparentności i etyki działania organizacji. Ochrona sygnalistów ma na celu stworzenie bezpiecznych warunków do zgłaszania naruszeń, co sprzyja budowaniu zaufania publicznego i odpowiedzialności zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.
Sygnalista – definicja
Sygnalista to osoba zgłaszająca nieprawidłowości w związku z zatrudnieniem, działająca – co ważne – w interesie wspólnym i dobrej wierze, a nie dla własnych korzyści. Taka osoba może być narażona na działania odwetowe takie jak mobbing, pozbawienie awansu czy premii, czemu przeciwdziałać ma właśnie ustawa o ochronie sygnalistów. Nowe przepisy zakładają, że sygnalista, który doświadczył działań odwetowych, będzie mógł wystąpić o zadośćuczynienie lub odszkodowanie. Instytucją odpowiedzialną za udzielanie wsparcia sygnalistom będzie Rzecznik Praw Obywatelskich – gov.pl
Sygnalista w zakładzie pracy – jakie są jego zadania?
Sygnalista jest odpowiedzialny za monitorowanie i identyfikowanie działań lub sytuacji, które mogą być niezgodne z prawem, politykami firmy lub etyką zawodową. Przykłady nieprawidłowości mogą obejmować:
- korupcję i łapownictwo,
- oszustwa finansowe i nadużycia księgowe,
- naruszenia przepisów BHP,
- dyskryminację, mobbing i inne formy nękania w miejscu pracy,
- naruszenia ochrony danych osobowych.
Głównym zadaniem sygnalisty jest zgłaszanie zauważonych nieprawidłowości odpowiednim osobom lub organom. Sygnaliści mogą zgłaszać problemy:
- wewnętrznie – poprzez wewnętrzne kanały zgłaszania, takie jak specjalne linie zaufania, dedykowane e-maile lub platformy internetowe,
- zewnętrznie – do zewnętrznych organów nadzorczych lub regulacyjnych, jeśli nie ma możliwości skutecznego zgłoszenia wewnętrznego lub jeśli wewnętrzne zgłoszenia nie przyniosły rezultatów.
Może także dojść do ujawnienia publicznego, co oznacza, że sygnalista zgłasza się np. do telewizji, gazety lub publikuje informacje w internecie. W większości przypadków jest to jednak ostateczność i zaleca się, aby sygnaliści podejmowali się ujawnienia publicznego dopiero w momencie, gdy wszelkie inne metody zawiodą.
Rola sygnalisty jest kluczowa dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa, utrzymania wysokich standardów etycznych i promowania transparentności w organizacjach. Poprzez identyfikowanie, zgłaszanie i współpracę przy dochodzeniach w sprawie nieprawidłowości, sygnaliści przyczyniają się do tworzenia bezpiecznego i sprawiedliwego środowiska pracy.
Co może zgłosić sygnalista?
- Korupcja i łapownictwo – przypadki oferowania, wręczania, przyjmowania lub żądania łapówek.
- Oszustwa finansowe – fałszowanie dokumentacji finansowej, księgowanie fikcyjnych transakcji, defraudacja środków.
- Naruszenia ochrony środowiska – nielegalne zrzuty odpadów, zanieczyszczanie powietrza lub wody, naruszanie przepisów dotyczących ochrony przyrody.
- Naruszenia przepisów Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (BHP) – brak odpowiednich środków bezpieczeństwa, narażanie pracowników na ryzyko zdrowotne.
- Nepotyzm i faworyzowanie – przypadki zatrudniania lub promowania pracowników na podstawie relacji rodzinnych lub osobistych, a nie na podstawie kwalifikacji.
- Dyskryminacja i mobbing – działania polegające na dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, rasę, orientację seksualną, religię, lub inne cechy osobiste. Nękanie pracowników w miejscu pracy.
- Nieprzestrzeganie standardów etycznych – działania sprzeczne z wewnętrznymi kodeksami etycznymi organizacji.
- Zarządzanie konfliktem interesów – sytuacje, w których osobiste interesy pracowników kolidują z interesami organizacji.
- Niewłaściwe wykorzystanie zasobów firmowych – korzystanie z mienia firmowego do celów prywatnych, nieuprawnione użycie środków organizacji.
- Wprowadzanie w błąd – celowe wprowadzanie klientów w błąd dotyczące produktów lub usług oferowanych przez firmę.
- Niewłaściwa obsługa klienta – zaniedbania w procesie obsługi klienta, brak odpowiedniego reagowania na skargi klientów.
- Nieprawidłowości w wynagrodzeniach – nieprzestrzeganie przepisów dotyczących płacy minimalnej, nadgodzin, wynagrodzeń za pracę w nadgodzinach.
- Nielegalne zatrudnienie -zatrudnianie pracowników bez odpowiednich umów, unikanie płacenia składek na ubezpieczenia społeczne, rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia stosunku pracy.
Jak zostać sygnalistą?
Sygnalistą (whistleblower) może zostać praktycznie każda osoba związana z organizacją, która jest w stanie zauważyć i zgłosić nieprawidłowości . Kto konkretnie może pełnić rolę sygnalisty?
Pracownicy
Najczęściej sygnalistami są osoby zatrudnione w danej organizacji, ponieważ mają codzienny kontakt z jej działalnością i najłatwiej mogą zauważyć nieprawidłowości. Mogą to być pracownicy na różnych szczeblach, od pracowników szeregowych po kadrę zarządzającą.
Byli pracownicy
Byli pracownicy, którzy opuścili organizację, ale zauważyli nieprawidłowości podczas swojego zatrudnienia, również mogą zgłaszać naruszenia. Ich zgłoszenia mogą dotyczyć wydarzeń, które miały miejsce w przeszłości, ale nadal mają znaczenie dla organizacji.
Kontrahenci i dostawcy
Osoby współpracujące z organizacją, takie jak kontrahenci, dostawcy, podwykonawcy czy partnerzy biznesowi, mogą również być sygnalistami. Mogą oni dostrzegać naruszenia w trakcie realizacji umów i współpracy z organizacją.
Klienci i konsumenci
Klienci i konsumenci mogą zgłaszać nieprawidłowości, jeśli zauważą działania sprzeczne z prawem lub etyką podczas korzystania z produktów lub usług danej organizacji.
Akcjonariusze i inwestorzy
Akcjonariusze i inwestorzy mający wgląd w działalność finansową i operacyjną organizacji mogą zgłaszać podejrzenia dotyczące naruszeń prawa, takich jak oszustwa finansowe lub nieprawidłowości w zarządzaniu.
Wolontariusze
Wolontariusze pracujący dla organizacji non-profit, charytatywnych lub społecznych mogą zgłaszać nieprawidłowości zauważone podczas swojej pracy.
Stażyści i praktykanci
Osoby odbywające staże i praktyki w organizacji również mogą być sygnalistami, jeśli zauważą działania sprzeczne z prawem lub politykami organizacji.
Sygnalista – od kiedy pracodawcy muszą chronić sygnalistów?
Ważnym aspektem jest zapewnienie ochrony przed odwetem. W Polsce zgodnie z ustawą wdrażającą dyrektywę UE 2019/1937 sygnaliści są chronieni przed działaniami odwetowymi za zgłaszanie nieprawidłowości, takimi jak zwolnienie, degradacja, czy nękanie. Polska implementacja tej dyrektywy została uchwalona przez Sejm na początku maja bieżącego roku. Przepisy wejdą w życie od 3 do 6 miesięcy po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw.
Widzimy konieczność wprowadzenia tej ustawy nie tylko dlatego, że powinna być wprowadzona ponad dwa lata temu jako realizacja unijnej dyrektywy. Wprowadzamy ją nie tylko dlatego, że dotychczasowy brak tej ustawy kosztuje polskiego podatnika 7 mln euro ryczałtu i 40 tys. dziennie dodatkowych kar. Wprowadzamy tę ustawę przede wszystkim dlatego, że jest potrzebna, żeby budować ochronę tych obywateli, którzy znajdują w sobie odwagę działać na rzecz dobra wspólnego – ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk
Sygnaliści – obowiązki pracodawcy
- Ustanowienie kanałów zgłaszania nieprawidłowości
Pracodawcy muszą ustanowić wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń, które są łatwo dostępne dla wszystkich pracowników oraz innych osób związanych z organizacją (np. kontrahentów, stażystów). Kanały te mogą obejmować specjalne linie telefoniczne, dedykowane adresy e-mail, bezpieczne platformy internetowe.
- Zapewnienie poufności
Pracodawcy muszą zapewnić poufność tożsamości sygnalisty oraz wszelkich informacji przekazanych w ramach zgłoszenia. Jest to kluczowe dla ochrony sygnalistów przed odwetem.
- Zakaz działań odwetowych
Pracodawcy nie mogą podejmować żadnych działań odwetowych wobec sygnalistów. Obejmuje to zakaz zwolnień, degradacji, zmiany warunków pracy, zastraszania, mobbingu oraz innych form represji.
- Przeszkolenie pracowników
Pracodawcy są zobowiązani do przeszkolenia pracowników na temat procedur zgłaszania naruszeń oraz ochrony sygnalistów. Szkolenia powinny obejmować informacje na temat dostępnych kanałów zgłaszania, procesu rozpatrywania zgłoszeń oraz praw sygnalistów.
- Procedury rozpatrywania zgłoszeń
Pracodawcy muszą ustanowić procedury rozpatrywania zgłoszeń, które obejmują przyjmowanie zgłoszeń, potwierdzenie otrzymania zgłoszenia, analizę i weryfikację zgłoszeń oraz podjęcie odpowiednich działań w odpowiedzi na zgłoszenia.
- Rejestracja i dokumentowanie zgłoszeń
Pracodawcy powinni prowadzić rejestr zgłoszeń, dokumentując każde zgłoszenie, działania podjęte w odpowiedzi oraz wyniki dochodzenia. Rejestr ten powinien być prowadzony w sposób poufny i zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych sygnalistów.
- Informowanie sygnalistów
Pracodawcy są zobowiązani do informowania sygnalistów o postępie i wynikach rozpatrywania zgłoszenia, a także o podjętych działaniach korygujących lub prewencyjnych.
Historia sygnalistów
Pojęcie sygnalisty ma swoje korzenie już w starożytności. W starożytnym Rzymie istniały mechanizmy umożliwiające obywatelom zgłaszanie nadużyć władzom, co było często związane z obietnicą nagrody za informacje prowadzące do wykrycia przestępstwa.
W czasach nowożytnych powstała natomiast między innymi ustawa False Claims Act, wprowadzona w USA w 1863 roku, miała na celu zwalczanie oszustw finansowych w zamówieniach rządowych podczas wojny secesyjnej. Ustawa ta oferowała nagrody dla osób ujawniających przypadki oszustw, co stanowiło wczesną formę ochrony i zachęty dla sygnalistów.
W 1970 roku Ralph Nader, znany działacz konsumencki, opublikował książkę „Rules of Whistleblowing”, która promowała ideę ujawniania nieprawidłowości przez pracowników. W latach 70. i 80. XX wieku USA zaczęły wprowadzać legislację mającą na celu ochronę sygnalistów, jak np. Whistleblower Protection Act z 1989 roku. W Europie ochrona sygnalistów zaczęła zyskiwać na znaczeniu później niż w USA. W Wielkiej Brytanii Public Interest Disclosure Act (PIDA) z 1998 roku ustanowił prawa ochrony dla sygnalistów, które stały się wzorem dla innych krajów europejskich.
Znaczące ujawnienia sygnalistów:
- Afera Enronu (2001) – w USA przypadek Enronu stał się głośnym przykładem, jak sygnaliści mogą odegrać kluczową rolę w ujawnianiu ogromnych skandali korporacyjnych. Sherron Watkins, wiceprezes Enronu, zgłosiła nadużycia księgowe wewnętrznie, co przyczyniło się do ujawnienia skandalu,
- Skandal Volkswagen (2015) – afera Dieselgate ujawniona przez sygnalistów wewnątrz Volkswagena pokazała znaczenie ochrony sygnalistów w ujawnianiu nadużyć w branży motoryzacyjnej.
