Ustawa o sygnalistach – sygnaliści – Kompendium wiedzy

Czy ustawa o sygnalistach weszła w życie? Przedsiębiorcy z niecierpliwością czekają na nowe przepisy, ponieważ jak najszybciej chcą dostosować procedury do wymogów prawnych. Kiedy ustawa o sygnalistach zacznie obowiązywać? I czym tak naprawdę jest? Oto kompendium wiedzy!

Unijna dyrektywa wprowadziła konieczność zmiany na rynku pracy. Sygnaliści od tej pory mają otrzymać pełną ochronę przed represjami oraz zapewnienie o anonimowości. Oprócz tego dyrektywa temat zgłaszania naruszeń prawa rozwija również na inne tematy, takie jak ochrona środowiska lub bezpieczeństwo publiczne. Implementacja tej ustawy do polskiego porządku prawnego nieco się przedłużyła, jednak udało się dojść do porozumienia, a nowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów zyskał uznanie Sejmu i Senatu. Kim jest sygnalista i o co chodzi w ustawie o ochronie sygnalistów?

Sygnalista: ustawa – kim jest sygnalista?

Sygnalista, według polskiej ustawy o ochronie sygnalistów oraz unijnej dyrektywy 2019/1937 dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, to osoba zgłaszająca naruszenia prawa w organizacji, w której pracuje, lub w związku z którą ma inne powiązania zawodowe. Sygnalista informuje o działaniach lub zaniechaniach, które mogą stanowić naruszenie prawa, szczególnie w obszarach takich jak zdrowie publiczne, ochrona środowiska, bezpieczeństwo konsumentów, ochrona danych osobowych, a także ochrona interesów finansowych Unii.

Polska ustawa o ochronie sygnalistów:

• Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia naruszenia prawa w kontekście swojego zatrudnienia lub działalności zawodowej.
• Może to być pracownik, kontrahent, stażysta, wolontariusz, a także osoba świadcząca usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Unijna Dyrektywa 2019/1937:

• Dyrektywa definiuje sygnalistę jako osobę fizyczną zgłaszającą naruszenia prawa Unii, które zaszły w kontekście zawodowym.
• Obejmuje to pracowników, byłych pracowników, osoby ubiegające się o zatrudnienie, dostawców, kontrahentów, a także osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców oraz dostawców.

Mec. Marzena Rosler-Borakiewicz w publikacji dostępnej w LEX.pl zauważa, że:

Sygnalista to nie jest stanowisko (Nowe okno). Jest to każdy, kto pracuje w sektorze prywatnym lub publicznym i uzyskał informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, w tym co najmniej: pracownicy (także byli, kandydaci do pracy), wolontariusze, stażyści i inne osoby współpracujące z organizacją, nawet jeśli nie otrzymują wynagrodzenia, osoby współpracujące z organizacją na podstawie np. umów B2B, akcjonariusze, wspólnicy i osoby pełniące funkcje w organach jednostki organizacyjnej, wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy i osoby działające pod ich nadzorem.

Sygnaliści – ustawa i jej rola na rynku pracy

Zachęcanie do zgłaszania naruszeń

• Promowanie praworządności – ustawa ma na celu zachęcenie osób do zgłaszania naruszeń prawa, co ma poprawić przestrzeganie przepisów i norm w organizacjach.
• Ochrona interesów publicznych – zgłoszenia mają chronić szeroko pojęty interes publiczny, w tym bezpieczeństwo publiczne, zdrowie, środowisko, i zasady uczciwej konkurencji.

Zapewnienie ochrony dla sygnalistów

• Ochrona przed represjami – ustawa ma chronić sygnalistów przed wszelkimi działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie z pracy, mobbing, degradacja, czy inne formy dyskryminacji.
• Poufność – zabezpieczenie poufności tożsamości sygnalistów, aby zapobiec ewentualnym represjom i zachęcić do zgłaszania naruszeń.

Jak w Sejmie zauważyła ministra rodziny i pracy Agnieszka Dziemianowicz-Bąk:

Pracownik na budowie, który zgłosi, że szef nie gwarantuje podstawowych środków bezpieczeństwa i higieny pracy. Urzędnik, który zgłosi, że jego przełożony ustawia przetargi. Funkcjonariusz, który zgłosi, że inni funkcjonariusze nielegalnie inwigilują obywateli. Każda z tych osób działa na rzecz dobra wspólnego. Każda z tych osób dziś jest narażona na działanie odwetowe, na utratę pracy, na degradację, na ograniczenie wynagrodzenia. Obowiązkiem państwa jest otoczyć te osoby ochroną.

Wzmocnienie zaufania do systemu prawnego

• Transparentność – zwiększenie transparentności działań organizacji oraz wzmocnienie zaufania do systemu prawnego.
• Poprawa standardów etycznych – promowanie wysokich standardów etycznych w organizacjach oraz przeciwdziałanie korupcji i innym nieprawidłowościom.

Nowe procedury zgłaszania naruszeń

• Wewnętrzne i zewnętrzne kanały zgłaszania – pracodawcy będą zobowiązani do ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń oraz poinformowania pracowników o możliwości zgłaszania ich do zewnętrznych organów, takich jak UOKiK.

Zmiana kultury organizacyjnej

• Podniesienie standardów etycznych – organizacje będą musiały dostosować swoje kultury organizacyjne do wyższych standardów etycznych, co może prowadzić do bardziej przejrzystych i uczciwych praktyk biznesowych.
• Promowanie otwartej komunikacji – zachęcanie do otwartej komunikacji i tworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się bezpiecznie zgłaszając nieprawidłowości.

Ustawa o sygnalistach 2024 – opóźniona implementacja unijnej dyrektywy

Opóźnienie w implementacji unijnej Dyrektywy 2019/1937 o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dyrektywy o sygnalistach) do polskiego porządku prawnego wynika z kilku kluczowych czynników, do których możemy zaliczyć:

• złożoność przepisów – dyrektywa wprowadza wiele skomplikowanych przepisów, które wymagają dostosowania krajowych regulacji prawnych w różnych obszarach, co jest czasochłonne i wymaga dokładnych analiz prawnych oraz konsultacji,
• konsultacje społeczne – proces przygotowania ustawy implementującej dyrektywę obejmował szeroko zakrojone konsultacje społeczne, w które zaangażowane były różne grupy interesariuszy, w tym organizacje pracodawców, związki zawodowe oraz organizacje pozarządowe. Zbieranie i uwzględnianie licznych uwag i zastrzeżeń zgłaszanych przez te podmioty spowolniło proces legislacyjny,
• zmiany polityczne i administracyjne – zmiany w strukturze rządu, ministerstw oraz priorytety polityczne mogły wpływać na tempo prac nad implementacją dyrektywy. Zmieniające się priorytety administracyjne oraz reorganizacje wewnętrzne mogły prowadzić do opóźnień,
• pandemia COVID-19 – globalna pandemia COVID-19 wpłynęła na wszystkie aspekty funkcjonowania państwa, w tym na procesy legislacyjne. Praca zdalna, zmniejszenie efektywności administracji publicznej oraz konieczność skupienia się na pilniejszych kwestiach związanych z zarządzaniem kryzysowym mogły również przyczynić się do opóźnień,
• kompleksowość dostosowania systemów wewnętrznych – implementacja wymagała stworzenia lub dostosowania systemów wewnętrznych w organizacjach i instytucjach publicznych, co jest procesem wymagającym zarówno czasu, jak i zasobów.

Ustawa o sygnalistach: projekt – proces wdrożenia

Proces implementacji unijnej dyrektywy dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dyrektywa 2019/1937) do polskiego porządku prawnego był złożony i wieloetapowy. Dyrektywa 2019/1937 została przyjęta przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej 23 października 2019 roku. Państwa członkowskie miały czas do 17 grudnia 2021 roku na implementację przepisów dyrektywy do krajowego porządku prawnego. W Polsce Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii (obecnie Ministerstwo Rozwoju i Technologii) było odpowiedzialne za przygotowanie projektu ustawy implementującej dyrektywę Parlamentu Europejskiego. Proces ten obejmował konsultacje społeczne, włączenie różnych interesariuszy, w tym organizacji pracodawców, związków zawodowych oraz organizacji pozarządowych, w celu zebrania opinii i uwag do projektu ustawy, oraz przeprowadzenie analiz prawnych w celu zapewnienia zgodności nowego prawa z istniejącymi przepisami i normami prawnymi w Polsce.

Jednak od tego czasu nie udało się stworzyć ustawy o sygnalistach, która zostałaby zaakceptowana na każdym etapie legislacyjnym. Na początku 2024 roku zaczęto jednak mówić o projekcie ustawy, który został zaakceptowany przez Radę Ministrów.

Ochrona sygnalistów – ustawa i jej ostateczny kształt

Nowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów wprowadza szereg istotnych zmian, które mają na celu rozszerzenie zakresu ochrony sygnalistów i zwiększenie efektywności systemu zgłaszania naruszeń. Projekt ten idzie poza minimalne wymogi unijnej dyrektywy whistleblowing, wprowadzając ochronę sygnalistów zgłaszających naruszenia w takich obszarach jak korupcja, handel ludźmi, naruszenia praw człowieka, ochrona środowiska, zdrowie publiczne oraz bezpieczeństwo pracy i prawa pracownicze. Intencją tych zmian jest nie tylko ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi, ale również zapewnienie im odpowiedniej wiedzy i narzędzi do obrony swoich praw.

Kolejną istotną zmianą jest rozszerzenie katalogu osób, które mogą zostać uznane za sygnalistów, obejmując również prokurentów. Wprowadzenie możliwości zgłaszania naruszeń przez pracowników, którzy mogą nie znać dokładnie przepisów prawa pracy, może prowadzić do częstszych zgłoszeń i wymaga od organizacji skutecznych mechanizmów weryfikacji zgłoszeń oraz zarządzania procedurami.

Projekt ustawy wprowadza także możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń, pozostawiając organizacjom decyzję, czy będą takie zgłoszenia przyjmować. Organizacje są jednak zobowiązane do określenia procedur postępowania z anonimowymi zgłoszeniami, co ma na celu ochronę sygnalistów przed represjami.

Nowy projekt kładzie szczególny nacisk na kwestie odszkodowań i zadośćuczynień dla sygnalistów, którzy doświadczyli negatywnych konsekwencji w wyniku zgłoszenia naruszeń. Sygnalistom ma przysługiwać prawo do odszkodowania w wysokości co najmniej przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za poprzedni rok lub prawo do zadośćuczynienia.

Projekt ustawy doprecyzowuje również przepisy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych, określając warunki, które zobowiązują podmioty prawne do wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń naruszeń prawa. Podmioty, na rzecz których pracuje co najmniej 50 osób, są zobowiązane do wdrożenia takich procedur. Zmiany te mają na celu ułatwienie procesu zgłaszania naruszeń i zapewnienie większej elastyczności zarówno dla sygnalistów, jak i organizacji.

Dodatkowo nowy projekt ustawy umożliwia sygnalistom skorzystanie z nieodpłatnej pomocy i poradnictwa prawnego, co ma wzmocnić ich pozycję i ochronę. Przepisy te mają zapewnić łatwy dostęp do usług prawnych, co jest kluczowe dla osób zgłaszających naruszenia prawa.

W kontekście terminów wejścia w życie przepisów większość postanowień ustawy ma zacząć obowiązywać po upływie 3 miesięcy od daty jej ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów regulujących zgłoszenia zewnętrzne oraz niektórych innych szczególnych przepisów, dla których przewidziano 6-miesięczny termin.

Ustawa o sygnalistach – Sejm i Senat

Nowy projekt ustawy o sygnalistach spotkał się z aprobatą Rady Ministrów i został zaakceptowany przez Sejm, który wprowadził kilka kosmetycznych poprawek dotyczących najczęściej semantyki i uszczegółowienia przepisów. Ustawa o sygnalistach została skierowana następnie do Senatu, który po zapoznaniu się z jej treścią wprowadził kilka poprawek proponowanych między innymi przez Rzecznika
Praw Obywatelskich, które musi zaakceptować Sejm.

Rzecznik Praw Obywatelskich przekazał Senatowi dodatkowe uwagi do ustawy o sygnalistach. Mogłyby się one przyczynić się do usprawnienia wykonywania nowych obowiązków nakładanych na Rzecznika w związku z procedurą rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych oraz zapewnienia zgodności przepisów karnych ustawy z systematyką prawa karnego. – https://bip.brpo.gov.pl

Sygnaliści – od kiedy obowiązek

Czy wiadomo, kiedy wejdzie ustawa o sygnalistach? Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa ma wejść w życie dla podmiotów prywatnych po 3 miesiącach ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, natomiast dla organizacji publicznych zajmujących się zgłoszeniami zewnętrznymi czas ten wydłuża się do 6 miesięcy. Jak możemy przeczytać na rządowej stronie gov.pl:

Nowe rozwiązania mają wejść w życie po 3 miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Natomiast przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczną obowiązywać po 6 miesiącach od ogłoszenia. (…) Chwila wejścia w życie ustawy nie będzie jednak chwilą zakończenia prac nad systemem ochrony sygnalistów w Polsce. Za dwa lata Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przeprowadzi ewaluację tego systemu, sprawdzając działanie nowych przepisów w praktyce i ewentualnie wprowadzając konieczne usprawnienia.

Ustawa o sygnalistach – kogo dotyczy?

• Pracowników – osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, w tym zarówno umowy na czas określony, jak i nieokreślony.
• Współpracowników – osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło).
• Stażystów i praktykantów – osoby odbywające staże lub praktyki, zarówno płatne, jak i bezpłatne.
• Wolontariuszy – osoby świadczące nieodpłatne usługi na rzecz organizacji.
• Byłych pracowników – osoby, które zakończyły współpracę z organizacją, ale mogą zgłaszać naruszenia, które miały miejsce w czasie ich zatrudnienia.
• Kandydatów do pracy – osoby ubiegające się o zatrudnienie, które mogą zgłaszać naruszenia związane z procesem rekrutacyjnym.
• Kontrahentów i ich pracowników – osoby pracujące dla podmiotów, które świadczą usługi lub dostarczają towary organizacji, w tym np. dostawców, podwykonawców.
• Akcjonariuszy i wspólników – osoby posiadające udziały w spółce.
• Prokurentów – osoby pełniące funkcję prokurenta, które mogą zostać uznane za sygnalistów.

Ponadto ustawa ma zastosowanie do osób pomagających w zgłoszeniu naruszenia oraz do osób powiązanych z sygnalistą, takich jak członkowie rodziny, którzy mogą być narażeni na działania odwetowe.

Tyle w kwestii osób zgłaszających nieprawidłowości. Kto musi wdrożyć przepisy o sygnalistach? Przepisy ustawy dotyczą zarówno sektora publicznego, jak i prywatnego, zobowiązując organizacje zatrudniające co najmniej 50 pracowników do wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń. Celem ustawy jest stworzenie bezpiecznego i transparentnego systemu zgłaszania naruszeń, który chroni sygnalistów przed represjami i zapewnia skuteczne rozpatrywanie zgłoszeń.

Ustawa o sygnalistach: od kiedy – co można zgłosić?

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, whistleblower może zgłaszać różnorodne naruszenia prawa, które obejmują szeroki zakres dziedzin. Do najważniejszych kategorii naruszeń, które można zgłaszać, należą:

• Korupcja – wszelkie formy korupcji, w tym łapówkarstwo, sprzeniewierzenie środków publicznych, korupcja w sektorze prywatnym.
• Handel ludźmi – działania związane z handlem ludźmi, w tym wykorzystywanie osób do pracy przymusowej, prostytucji, niewolnictwa.
• Naruszenia praw człowieka – przypadki dyskryminacji, mobbingu, naruszenia godności osobistej, oraz innych praw pracowniczych.
• Ochrona środowiska – naruszenia przepisów dotyczących ochrony środowiska, w tym zanieczyszczanie wód, gleby, powietrza, nielegalne składowanie odpadów.
• Zdrowie publiczne – zagrożenia zdrowia publicznego, w tym niewłaściwe postępowanie w sektorze medycznym, farmaceutycznym, naruszenia sanitarne.
• Bezpieczeństwo pracy – naruszenia przepisów BHP, które mogą zagrażać zdrowiu lub życiu pracowników.
• Prawa pracownicze – łamanie przepisów dotyczących czasu pracy, wynagrodzenia, warunków zatrudnienia, nielegalne zwolnienia.
• Naruszenia przepisów finansowych – oszustwa finansowe, pranie pieniędzy, naruszenia przepisów podatkowych, nadużycia finansowe.
• Naruszenia konkurencji – praktyki monopolistyczne, zmowy cenowe, nieuczciwa konkurencja.
• Naruszenia w zakresie zamówień publicznych – nieprawidłowości w przetargach publicznych, nieuczciwe praktyki przy udzielaniu zamówień publicznych.

Ustawa o ochronie sygnalistów: projekt – rodzaje zgłoszeń

• Zgłoszenia wewnętrzne:
  • są to zgłoszenia dokonywane w ramach organizacji, w której pracuje sygnalista. Każda organizacja powinna mieć ustanowioną wewnętrzną procedurę zgłoszeń, która umożliwia pracownikom i współpracownikom zgłaszanie naruszeń,
  • procedura ta musi być łatwo dostępna, jasno określona i zapewniać poufność osobie dokonującej zgłoszenia. Organizacja powinna również wyznaczyć osobę lub dział odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie tych zgłoszeń.
• Zgłoszenia zewnętrzne:
  • są to zgłoszenia dokonywane do odpowiednich organów publicznych, które są odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa,
  • w Polsce, zgłoszenia takie mogą być kierowane np. do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK), Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), czy innych instytucji właściwych dla danego rodzaju naruszenia,
  • procedura zgłoszeń zewnętrznych powinna być jasno określona, a organy te mają obowiązek przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji i podjęcia odpowiednich działań.
• Ujawnienie publiczne:
  • jest to forma zgłoszenia, w której sygnalista decyduje się na upublicznienie informacji o naruszeniach. Może to obejmować kontakt z mediami, organizacjami pozarządowymi lub bezpośrednie poinformowanie opinii publicznej,
  • jeśli sygnalista uważa, że istnieje bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego, zdrowia lub bezpieczeństwa, lub gdy nie ma zaufania do skuteczności zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych, może skorzystać z ujawnienia publicznego i w ten sposób pośrednio zmusić organizację do prowadzenia postępowań wyjaśniających.

Sygnaliści: projekt ustawy – jakie są obowiązki pracodawcy?

• Pracodawcy muszą wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa, która umożliwia pracownikom bezpieczne i poufne zgłaszanie nieprawidłowości. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być łatwo dostępna i zrozumiała dla wszystkich pracowników.
• Procedura musi obejmować kanały zgłaszania naruszeń, które zapewniają poufność tożsamości sygnalisty, oraz sposoby postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami. Zobowiązani są także do podjęcia działań następczych w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.
• Pracodawcy muszą wyznaczyć osoby lub działy odpowiedzialne za każdy etap przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i ich rozpatrywania. Te osoby powinny być odpowiednio przeszkolone w zakresie ochrony sygnalistów i procedur mówiących o naruszeniach prawa.
• Pracodawcy muszą zapewnić, że tożsamość sygnalisty będzie chroniona przed ujawnieniem, chyba że sygnalista wyrazi zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub prawo wymaga jej ujawnienia w kontekście postępowania sądowego.
• Pracodawcy nie mogą podejmować działań odwetowych wobec sygnalistów, takich jak zwolnienie, degradacja, mobbing, czy jakiekolwiek inne formy represji. Ustawa przewiduje sankcje za takie działania, co ma na celu ochronę sygnalistów przed represjami.
• Rządowy projekt ustawy narzuca także to, że pracodawcy muszą informować pracowników o obowiązujących procedurach zgłaszania naruszeń oraz o ich prawach i obowiązkach związanych z byciem sygnalistą. Powinni również organizować regularne szkolenia na ten temat.
• Choć ustawa daje pracodawcom pewną swobodę w kwestii przyjmowania anonimowych zgłoszeń, muszą oni określić procedury postępowania z takimi zgłoszeniami, jeżeli zdecydują się je przyjmować.
• Pracodawcy muszą prowadzić dokumentację dotyczącą zgłoszeń i podejmowanych działań w odpowiedzi na nie, zapewniając przy tym poufność i ochronę danych osobowych sygnalistów.

Ustawa o ochronie sygnalistów – zalety i wady

Ustawa o ochronie sygnalistów zyskała różnorodne opinie ekspertów, zarówno pozytywne, jak i krytyczne. Według niektórych ekspertów ustawa ma na celu wzmocnienie ochrony pracowników, którzy zgłaszają naruszenia prawa, co jest kluczowe dla walki z korupcją i innymi nieprawidłowościami w miejscach pracy. Dzięki temu pracownicy mogą czuć się bezpieczniej przy zgłaszaniu takich przypadków.

Ustawa wspiera również budowanie kultury transparentności i uczciwości w organizacjach, gdzie sygnaliści odgrywają kluczową rolę w identyfikacji problemów szkodliwych dla organizacji i jej interesariuszy. Implementacja ustawy jest zgodna z Dyrektywą 2019/1937, harmonizując polskie prawo z unijnymi standardami ochrony sygnalistów, co jest krokiem w kierunku integracji z europejskimi praktykami w zakresie ochrony praw pracowniczych i zwalczania nadużyć.

Z drugiej strony, eksperci wskazują na dodatkowe obciążenia administracyjne, jakie ustawa nakłada na przedsiębiorstwa. Wdrożenie skutecznych procedur zgłaszania naruszeń i ich monitorowanie może być kosztowne i czasochłonne, zwłaszcza dla mniejszych firm. Istnieje również obawa, że ustawa może być nadużywana do składania fałszywych zgłoszeń, co może prowadzić do nieuzasadnionych postępowań i szkodzić reputacji niewinnych osób oraz organizacji.

Konieczność weryfikacji każdego zgłoszenia może również zwiększyć koszty operacyjne firm. Niektórzy eksperci wskazują także na pewne niedociągnięcia w precyzyjności przepisów, co może prowadzić do różnej interpretacji ustawy i problemów w jej praktycznym stosowaniu. Szczególnie krytykowane są niejasne definicje dotyczące zakresu ochrony i procedur zgłaszania.